Upravljanje produktivnošću i troškovima primarni je cilj današnjeg poslovanja, a jedna od metoda kojom možemo postići navedene ciljeve je automatizacija poslovnih procesa.

Automatizacija ima brojne prednosti:

  1. Smanjenje manualnih procesa,
  2. Smanjenje pogrešaka u kritičnim rutinama unosa podataka,
  3. Povećanje brzine izvršavanja procesa koja poboljšava korisničko iskustvo,
  4. Kreiranje transparentnosti informacija što olakšava poslovanje.

Najvažniji koraci automatizacije poslovnih procesa

Najvažniji koraci automatizacije poslovnih procesa su definiranje opsega – gdje je početak, a gdje kraj procesa, kao i definiranje njegovog tijeka, odnosno koraka koji se odvijaju između početka i kraja procesa. Na taj način moguće je detektirati postojeće i potencijalne zastoje kao i pogreške i/ili nedostatke u procesu.

Ispravnom detekcijom zastoja i nedostataka, te automatizacijom koraka poslovnog procesa postiže se povećana učinkovitost izvođenog procesa, smanjuje se mogućnost pogrešaka i propusta, te se smanjuje utrošak vremena izvođenja procesa što sve vodi većoj produktivnosti i ekonomičnosti.

Usluga automatizacije poslovnih procesa podrazumijeva dokumentiranje automatiziranog procesa po koracima, fazama, ulogama i vezama između pojedinih dijelova.

Prednost automatizacije poslovnih procesa jest u tome što se proces odvija pod nadzorom pa se performanse procesa mogu pratiti i mjeriti, kao i sve pogreške ili zastoji, što upravljenje takvim procesima čini kvalitetnijim, jednostavnijim i bržim.

Kvalitetnijim upravljanjem pojedinačnih poslovnih procesa poboljašvaju se performasne i rezultat pojedinih odjela i na kraju cijele organizacije.

Mnoge organizacije u visoko reguliranim sektorima kao što su bankarstvo, osiguranje, financijske usluge ili različiti oblici proizvodnji preopterećeni su manualnim zadacima. Ovakvi zadaci uključuju velike količine strukturiranih podataka i/ili radnji koji se obavljaju u više naslijeđenih sustava koje je obično teško ali i rizično integrirati jedne s drugima. Jedini način kako bi se zadovoljio veći obim posla je zapošljavanje više ljudi, te trošenje više vremena i novca na njihovu edukaciju i trening, kao i zapošljavanje dodatnih supervizora da se smanji broj grešaka.

Robotska automatizacija procesa ili Robotic Process Automation (RPA)

Prioritet je osposobljavanje manjeg broja postojećih radnika za korištenje automatizirajućih procesa u softverskom smislu ili čak robotima u hardverskom smislu koji mogu obavljati određene zadatke čime će se značajno povećati količina dovršena posla, a istovremeno smanjenjiti broj pogrešaka gotovo na nulu čime će se uštedjeti u odnosu na razdoblje prije automatizacije.

Organizacije koje su otkrile robotsku automatizaciju procesa ili Robotic Process Automation RPA brzo su otkrile prednosti koje uključuju:

  • Jednostavna, neinvazivna implementacija,
  • Brža i značajnija poboljšanja procesa sa relativno niskim troškovima,
  • Povećana usklađenost, dosljednost i transparentnost,
  • Veći angažman zaposlenika, zadovoljstva i zadržavanja zaposlenika.

4 koraka za maksimiziranje uspjeha robotske automatizacije procesa

  1. Odabrati prave procese – Automatizacija robotskih procesa najuspješnija je kada se primjenjuje na ponavljajuće, velike količine, standardiziranih procesa koji se temelje na unaprijed postavljenim jasnim pravilima, standardiziranim procesima koji troše i/ili emitiraju razumno dobro strukturirane podatke. Na primjer, ukoliko zadatak zahtijeva kopiranje različitih podataka iz programa Excel, sustava A i sustava B u sustav C, zatim izvoz PDF-a iz sustava C kao i njegovo umrtanje u izlaznu e-poštu – to je primjer procesa gdje automatizacija omogućuje znatne uštede u odnosu na manialni rad!
  2. Anulirati strahove gubitka posla –  Ljudi imaju urođenu potrebu da se osjećaju sigurno i pod kontrolom. Kada se počne govoriti o automatizaciji posla koji rade svaki dan odmah će izazvati strah. To može dovesti do suptilne ili čak izravne sabotaže dobronamjernih inicijativa automatizacije robotskih procesa.
  3. Partnerstvo s IT –  Nakon što se utvrdi kako je automatizacija procesa dobra za organizaciju biti će je potrebno formalizirati. To će zahtijevati odgovorajući IT hardvare, pravila i sl., tako da je najbolje uključiti IT što je prije moguće. Možda se čak dogodi da IT predloži i izgradi bolje, brže, pouzdanije automatizirane procese od samog početka.
  4. Kontinuirano treniranje radne snage uz robotske automatizacijske vještine – Većina ljudi u organizaciji neće sama po sebi imati vještine za uvođenje učinkovite automatizacije. Mnogi neće ni imati osnovne tehničke vještine kojim bi se procijenilo koji svakodnevni zadaci su dobri kandidati za automatizaciju. Pružanje odgovarajuće obuke od samog početka biti će dugi put prema smanjenju nesigurnosti i nadahnjujućem inovativnom sudjelovanju.

Vještine za provođenje automatizacije

Strah od automatizacije najveći je među osobama koje imaju najmanje prilika za usavršavanje. Osobe koje imaju manje prilika za učenje novih digitalnih vještina više strahuju od učinka automatizacije i vjerojatnije je da imaju niže razine obrazovanja.

Nepodudaranje trenutačnih vještina koje ljudi imaju i koje su potrebne za digitalni svijet ubrzano postaje jedan od glavnih svjetskih problema. Iako će tehnologija vjerojatno stvoriti jednak broj radnih mjesta koliko će ih i ukinuti, ta će radna mjesta biti drugačija, a ljudi će trebati vještine kako bi se prilagodili novim situacijama.

Općenito, ljudi imaju veliku želju za učenjem, no prilike za to nisu ravnomjerno raspoređene na sve osobe, na sve sektore poslovanja niti na sva tržišta. Takve razlike postajati će sve veće ako im vlasti, nevladine organizacije i tvrtke ne posvete dovoljno pažnje.

Usavršavanje je stvaranje kulture neprestanog učenja i znatiželje, a to je nešto s čime se mnoge osobe, ali i tvrtke neprestani bore. Prečesto se generiraju pretpostavke o vrsti radnika koji bi se trebali usavršavati pa se kreira začaran krug u kojem su neke grupe ljudi izostavljeni. Usavršavanje je još važnije zbog činjenice da se radni vijek produljuje.

Poboljšanje digitalnih vještina može pomoći i u poboljšaju rasta produktivnosti, koji ostaje nizak unatoč milijardama dolara i/ili eura tehnoloških ulaganja svake godine.