Ključni pokazatelji uspješnosti o ljudskim resursima (HR) su pokazatelji koji mjere aktivnosti kojim HR odijeli  doprinose poslovnom učinku neke organizacije. Pokazatelji računaju troškove i prednosti zaposlenika s  aspekata poslovanja, kao što je broj zaposlenika u različitim fazama nekog procesa, usklađenost radnog prava, zadržavanje zaposlenika, upravljanje performansama, mjerenje zadovoljstva radnika.

Takvi mjerljivi podaci o ljudskim resursima mogu pomoći u procijeni hoće li aktivnosti zaposlenika generirati rezultatima koje želimo i očekujemo. Oni nam također pomažu pratiti produktivnost i performanse HR tima u nekoj organizaciji. U suštini KPI mjere performanse neke organizacije kako bi podaci o uspješnosti mogli biti mjerljivi i korištene za strateško upravljanje organizacijom.

Proces uvođenja KPI u neku organizaciju uvijek je prilično sličan te se sastoji od kategorizacije KPI. Identificiranja KPI, definiranjem KPI, identificiranjem i rješavanjem rizika, definiranja vremenskog okvira, utvrđivanja strateškog poboljšanja te mjerenja i upravljanja tako utvrđenih performansi.

Najčešći upotrebljavani KPI u HR

U nastavku su primjeri nekih od važnijih i češće upotrebljavanih ključnih pokazatelja u HR koje organizacije koriste za ocjenjivanje performansi svog kadrovskog tima i njihovih HR-a, a koji su usmjerene na zaposlenike.

  1. Prihodi po zaposleniku ili Revenue per employee

Prihod po zaposleniku pomaže odrediti vrijednost zaposlenika u nekoj organizaciji. Zaposlenici bi u prosjeku trebali ostvariti dovoljno prihoda kako bi opravdali svoje zaposlenje. Za izračunavanje prihoda po zaposleniku potrebno je odrediti koji su ukupni prihodi za neki vremenski period, kao što je mjesec ili tromjesečje ili polugodište ili godina, te je tu vrijednost potrebno podijeliti s ukupnim brojem zaposlenih u istom tom vremenskom periodu.

Revenue per employee = Total revenue ÷ Total number of employees

Za ovaj KPI nema preporučenog raspona, jer može varirati od bilo kojeg iznosa u nekom vremenskom periodu u zavisnosti od ekonomskog sektora u kojem je izmjeren. Ono što je važno je da u prosjeku zaposlenici donose organizaciji više od onoga što koštaju tu istu organizaciju.

Na primjer, recimo u ožujku je ukupan prihod neke organizacije bio  80.000 Kn, a organizacija je imali sedam zaposlenih. Prihod po zaposleniku je 11.428 Kn za taj mjesec. Praćenje ovog broja tijekom vremena daje vrlo konkretan podatak kako su učinkoviti zaposlenici u nekoj organizaciji.

  1. Trošak zapošljavanja ili Cost per hire

Trošak zapošljavanja je pokazatelj koji pokazuje kolika je cijena za proces regrutacije i zapošljavanja svakog novog zaposlenika. Da bi se odredio trošak zapošljavanja potrebno je razmotriti sve troškove zapošljavanja, kao što su npr. troškove sustava za praćenje podnositelja zahtjeva (Applicant Tracking System ili ATS), vrijeme rukovoditelja i HR managera/specijaliste koji intervjuira kandidate kao i troškove osposobljavanja i obuke novog zaposlenika.

Cost per hire = All recruiting and HR staffing costs ÷ Number of new hires

Na primjer, recimo da je unajmljen HR menadžer koji provodi pola svog vremena za postupak regrutacije novih zaposlenika. Također je potrošeno 6.000 kn na softver, 1.500 kn na različite naknade i oko 200 sati menadžera za vrijeme intervjuiranje kandidata i osposobljavanje zaposlenih tada je potrebno izračunati ukupan broj sati rada menadžera, te konačno zbrojiti sve troškove i podijeliti ih s brojem zaposlenih.

  1. Fluktuacija zaposlenika ili Turnover rate

Fluktuacija zaposlenika je pokazatelj koji se koristi kako bi se utvrdilo jesu li vaši zaposlenici zadovoljni ili ne. Stopa fluktuacije prosječno od 15-20% u većini gospodarskih sektora, a dobar cilj za težiti bio bi 10% ili manje. Da biste izračunali fluktuaciju zaposlenika prvo je potrebno odrediti koliko prosječno zaposlenika neka organizacija ima u nekom vremenskom periodu, a zatim podijeliti taj broj s brojem zaposlenika koji su odustali ili bili otpušteni.

Turnover rate = Number of employee terminations ÷ Average number of employees

Na primjer, ako organizacija ima 88 zaposlenika u siječnju neke godine, a sada ima 100 zaposlenika u siječnju ove godine, prosječni broj zaposlenih bio bi 94 (88 + 100)/2 = 94. Ukoliko npr. 22 zaposlenika prestanu biti zaposleni ili budu otpušteni u tom vremenskom periodu, stopa fluktuacije bila bi 23% (22/94 = 23).

Fluktuacija se može izračunati za bilo koji vremenski okvir: mjesec, tromjesečje, polugodište ili godina. Mjerenje fluktuacije može biti napravljeno prema nekoj drugoj podjeli kao što je to npr. lokacija, odjel ili menadžer kako bi se dobio bolji i konkretniji podatak.

  1. Postotak prekovremenog rada ili Overtime percentage

Izračun prekovremenog rada kao postotak govori o tome koliko je učinkovito planiranje u nekoj organizaciji. Većina organizacija teži izbjegavanju plaćanja prekovremenih jer je to najskuplji rad. Da bi se izračunali prekovremeni kao postotak potrebno je utvrdit koliko su bile ukupne plaće, te potom odrediti koji iznos je plaćen kao prekovremeni rad.

Overtime percentage = Overtime pay amount ÷ Total payroll

Na primjer, recimo da neka organizacija ima ukupan iznos plaće zadnje plaće od 140.000 Kn, od čega je 25.000 kn plaćeno kao prekovremeni rad za dovršetak posla do krajnjeg roka. U takvom slučaju 18% plaćenih kuna bilo bi utrošeno na prekovremene (25.000 Kn / 140.000 Kn = 18).

  1. Odsutnost ili Absenteeism

Neke organizacije koriste pokazatelj odsutnosti kao mjerilo zdravlja zaposlenika i jer je opće poznato kako će nesretni zaposlenici ili oni s zdravstvenim ili s kućnim ili s životnim problemima imati odsustva u odnosu na ukupni broj zaposlenih. Prema nekim općim pokazateljima stopa od 2,5% je uobičajena. Da bi se izračunala odsutnost potrebno je dodati sve propuštene radne dane i podijeliti taj broj s ukupnim brojem radnih dana.

Absenteeism = Workdays missed ÷ Total workdays scheduled

Na primjer, ako je jedan od zaposlenih u restoranu propustio 4 od 19 radnih smjena, njegova stopa izostanka bila bi 21% (4 / 19 = 21). Ovaj KPI je najbolje pratiti po zaposleniku ili po odjelu ili po nekoj lokaciji tijekom vremena kako bi se utvrdilo obrasce ponašanja koji može biti razlog za zabrinutost.

  1. Duljina zaposlenja ili Length of service

Duljina zaposlenja još je jedan pokazatelj zadovoljstva zaposlenika i osjećaja zadovoljstva radne snage. Što duže zaposlenici ostaju u nekoj organizaciji, to će posao biti stabilniji. Dugovječnost zaposlenika smanjuje troškove zapošljavanja jer će potreba za zapošljavanjem biti manja. Da bi se izračunala duljina zaposlenja potrebno je oduzeti datum zapošljavanja od svakog zaposlenika od nekog datuma (npr. današnjeg datuma), a zatim dobiveni broj podijeliti s brojem dana u godini.

Length of service = (Today’s date – Employee’s hire date) ÷ 365

Na primjer, recimo da je Ante započeo s radom 15. Lipanj 2011, a datum do kojeg mjerimo duljinu zaposlenja je 01 Siječanj 2019. Kada se oduzme broj dana dolazi se do 2.757, koji je potom potrebno podijeliti s 365 (broj dana u godini). Rezultat je 7,55 godina. Kako bi se dobio prosjek za cijelu tvrtku bilo bi potrebno izračunati dužinu zapošljavanja svih zaposlenika, a zatim taj broj podijeliti s ukupnim brojem zaposlenika.

  1. Stopa zadovoljstva poslom ili Job satisfaction rate

Koeficijent zadovoljstva poslom može se mjeriti putem anketa, poput upitnika o zadovoljstvu kupaca. Može se koristiti bilo koja vrstu mjerenja, ali je ključ odrediti početnu vrijednosti u nekom trenutku u vremenu, a zatim povremeno provjeravati jesu li zaposlenici više ili manje zadovoljni tijekom nekog perioda vremena.

Job satisfaction rate = Number of people who report being satisfied ÷ Total number of employees

Na primjer, recimo da neka organizacija ima 40 zaposlenika. Pomoću ljestvice od pet točaka gdje je 1 najlošije a 5 najbolje, 32  zaposlenika je izjavilo kako su zadovoljni (ocjena četiri) ili vrlo zadovoljni (ocjena pet). Takav anketni rezultat daje ocjenu od 80% stope zadovoljstva za posao (32 / 40 = 80).

Neki od ostalih ključnih pokazatelja u HR

Ključni pokazatelji ili KPI kao što su troškovi rada i dobit po zaposleniku mogu pomoći razumijevanju uspješnosti zaposlenika u poslovanju i razumjeti kako zaposlenici doprinosi uspješnosti neke organizacije.

  1. Profit po zaposleniku ili Profit per employee

Mjerenje profita po zaposleniku može osigurati podatak da neka organizacija ima više ili ima premalo zaposlenika. Može se izračunati godišnja ili mjesečna zarada te ga podijeliti s ukupnim brojem zaposlenika kako bi se mjerila profitabilnost neke organizacije po zaposleniku.

Profit per employee = Business profit ÷ Number of employees

Ovaj pokazatelj HR govori je li više zaposlenika generiralo dodatni profit ili je povećan broj zaposlenika nije doveo do povećanja zarade te je relativno umanjio postojeću zaradu.

  1. Podudaranje ostvarenog i planiranog vremena ili Timesheet / Scheduling match

Pokazatelj podudaranje ostvarenog i planiranog vremena pomaže odrediti koliko je pomno izrađen broj planiranih sati u skladu s brojem ostvarenih radnih sati. Taj pokazatelj daje dobar uvid u potreban broj zaposlenika i koristan je za npr. maloprodajne trgovine, restorane i ostale prodajne organizacije za evidenciju i planiranje promjena u smjenama.

Timesheet / Scheduling match = Number of scheduled hours ÷ Number of hours worked

Usklađivanje rasporeda s poslovnim potrebama štedi novac, te poboljšava moral zaposlenika jer malo zaposlenika želi izgubiti sate zbog nedovoljno posla ili biti zatraženo da ostanu do kasno jer je posla previše.

  1. Naplativi sati po zaposleniku ili Billable hours

Ovaj pokazatelj je iznimno koristan u malim uslužnim organizacijama kao što su npr. tvrtke za upravljanje projektima ili tvrtke koje se bave marketingom ili IT tvrtke ili za neku drugu uslužnu tvrtku. Odvjetnička društva također obično koriste ovaj pokazatelji kako bi definirali minimalni broj sati koje svaki odvjetnik treba odraditi i obračunati za svaki mjesec. Da bi se izračunao, najprije je potrebno odrediti vremenski okvir, kao npr. tjedan, mjesec, tromjesečje ili godišnje. Zatim, je potrebno uzeti broj sati koje su naplaćeni, te ga u konačnici podijeliti s brojem zaposlenika.

Billable hours = Billable hours ÷ Total hours worked

Cilj je postići oko 30-35 naplaćenih sati tjedno za zaposlene na puno radno vrijeme. Manje broj sati pokazuje kako neki zaposlenici možda troše previše vremena na interne vrijeme kao što su e-mail ili neki drugi ne vrijednosni ili dodatni procesi i projekti.

  1. Prosječno vrijeme do promocije ili povećanja plaće ili Average time until promotion

Ovim se pokazateljem mjeri koliko je potrebno zaposleniku, u prosjeku, da se promakne u hijerarhiji ili primi povećanje plaće. Da bi ga se izračunalo potrebno je, uzeti svoju bazu zaposlenika i odredite koliko je dugo trebalo da bilo koji od njih bude unaprijeđen ili dobije povišicu plaće. Zatim je potrebno podijeliti količinu vremena s brojem zaposlenih koji su unaprijeđeni ili dobili povišicu.

Average time until promotion = Date of pay increase or promotion – hire date

Dobiveni rezultat će biti u broju dana, ali može ga se vrlo lako pretvoriti u mjesece ili godine dijeleći na odgovarajući broj dana (30 ili 365). Na primjer, ukoliko neka organizacija ima 10 zaposlenika od kojih su 3 unaprijeđena, a svo troje je u prosjeku čekalo 18 mjeseci da bi dobili promaknuće, onda će 18 mjeseci biti prosječno vrijeme do promocije.

  1. Trošak HR po zaposleniku ili Cost of HR per employee

Kada neka organizacija ima više zaposlenika kadrovske službe onda je to bitno znati koliko trošak HR tima nasuprot ukupnog broja zaposlenika. Za izračunavanje ovog pokazatelja potrebno je zbrojiti cjelokupan paket plaća i svih pogodnosti nekog HR tima, te ga podijeliti s ukupnim brojem zaposlenika.

Cost of HR per employee = Total HR salary and benefits ÷ Number of employees

Ovo je klasičan pokazatelj učinkovitosti. Ovakav pokazatelj je primjenjiv i za sve mjerenje učinkovitosti svih ostalih službi kao IT, nabava, kontroling, računovodstvo, itd.