Kada organizaciju počnu gledati na implementaciju ERP-a, jedno od prvih pitanja na koje je potrebno odgovoriti nakon što se odredi koju će se ERP implementirati je koji pristup upravljanja implementacijom će se izabrati.

Iako postoji prilični broj uvijek potrebnih koraka koje je potrebno poduzeti za uspješnu implementaciju ERP sustava, pristupi koji se mogu poduzeti kako bi se to učinilo nisu jedno te isto.

Danas su se definirala dva glavna pristupa koja se obično koriste za upravljanje implementacijom ERP-a. Prvi je Waterfall dok je drugi Agile.

WATERFALL pristup ERP implementaciji

Waterfall pristup je nazvan tako jer u ovom pristupu svaki korak neometano jedan za drugim, poput vode koja pada preko vodopada.

U stvarnosti, implementacija ERP-a složen je projekt koji ne prati uvijek linearni napredak. Ponekad se događaju neočekivane situacije, a zahtjevi se vrlo često znaju promijeniti tijekom procesa implementacije.

Međutim, ideja Waterfalla je metoda u kojoj postoje određeni koraci koji se uvijek trebaju dogoditi u ERP implementaciji, te ih kao takve Waterfall pristup uspješno rješava.

Koraci implementacije ERP-a potrebni u skladu s metodologijom Waterfall uključuju:

  1. Otkriće (Discovery) – Otkrivanje obično započinje tijekom procesa prodaje, a kao što naziv govori, uključuje otkrivanje onoga što organizaciji treba da implementira ERP sustav i što će se postići putem ERP implementacije.
  2. Planiranje (Planning) – Planiranje započinje u fazi otkrivanja i nastavlja se tijekom cijelog projekta. Faza planiranja uključuje identifikaciju projektnog tima, sastanke s ključnim dionicima na projektu i dokumentaciju koja prikazuje trenutna pitanja i potencijalna rješenja. Ishodi ovih sastanaka i dokumenata bit će projektni plan koji će voditi projekt sve dok on ne bude završen.
  3. Dizajn (Design) – U fazi dizajna rješenja predložena u fazi planiranja bit će razvijena. Projektni tim će odrediti koje će se konkretne komponente implementirati i kako će biti konfigurirane i korištene. Projektni tim će također definirati uloge ljudi koji su uključeni u projekt i dokumentirati postupke i metodologije koji će se koristiti u procesu implementacije ERP-a.
  4. Razvoj (Development) – U razvoju će se započeti sa stvarnim tehničkim radom. Projektni tim započet će se pripremati za „go-live“ razvijanjem potrebnih prilagodbi kako bi se osiguralo da će aplikacija raditi po potrebi kada krene “go-live”. Priprema korisnika pružanjem obuke i priprema podataka u vašem trenutnom sustavu za uvoz u ERP aplikaciju također su važni događaji koji se događaju tijekom razvoja.
  5. Ispitivanje (Testing) – Naravno, želite biti sigurni da stvari rade prije nego što krene produkcijjma, tako da svi razvojni radovi moraju biti testirani kako bi se osiguralo da sve ispravno radi. Kako se pronađu problemi, rješavat će se i sve će se prilagoditi. Korisnici projektnog tima također će dobiti prvi pogled na to kako novi sustav funkcionira.
  6. Uvođenje u rad ili pokretanje (Deployment) – događa se kada su svi razvoj i testiranje završeni i kada su riješeni svi problemi. Tim za implementaciju ERP-a donijet će odluku je li sustav spreman za pokretanje, “go-live”. Konačni podaci, matični podaci, transakcijski podaci biti će učitani u novi ERP sustav, s jednom zadnjom provjerom kako bi se otkrili problemi. Obično se raspoređivanje događa tijekom vikenda, kako bi se smanjio utjecaj na korisnike i kupce. Nakon uspješne prezentacije, projektni tim obučit će korisnike dok započnu raditi u novom sustavu.
  7. Podrška (Support) – To što je sustav “go-live” ne znači da je projekt završen. Sustav će trebati podršku kako bi osigurao da nastavlja zadovoljavati poslovne potrebe kako se zahtjevi mijenjaju. Ažuriranja, nadogradnje i održavanje ERP također će zahtijevati kontinuirani rad.

AGILE metodologija sprinta u ERP implementaciji

Waterfall pristup do nedavno je korišten na većini projekata implementacije ERP-a. U posljednjih 10 do 15 godina, nova metodologija koja prepoznaje poteškoće u upravljanju tehnološkim projektima kroz dulje vremensko razdoblje u okruženju promjena došla je do izražaja.

Ova se metodologija naziva Agile development, odnosno Agile metodologija, a počela je zamijenjivati pristup Waterfall u mnogim projektima implementacije ERP-a. Kao i Waterfall, Agile razvoj zahtijeva mnogo zahtjeva koji se skupljaju na početku projekta, a ti se zahtjevi koriste za vođenje projektnog plana. Međutim, što Agile projekti rade s ovim informacijama i kako se projektom upravlja kroz proces razvoja i implementacije nešto je drugačije. Umjesto da završi sve radove u linearnom napredovanju prije testiranja, Agile dijeli plan projekta na kratke intervale zvane sprintovi. Testiranje se događa na kraju svakog sprinta, pa se u skladu s tim prilagođavaju, umjesto da se troši mnogo vremena na razvoj čitavog projekta i samo se otkrivaju problemi i rješavaju problemi kasno u igri.

Agile, kako mu i samo ime govori, omogućuje projektnim timovima brže odgovaranje na pitanja i promjene kako napreduje projekt implementacije ERP-a. Ne pretpostavlja se da će projektno okruženje ostati statično.

AGILE ili WATERFALL? PREDNOSTI I MANE

Implementacija ERP-a složen je projekt iz različitih razloga. ERP je sam po sebi složen, kao i različita poslovna okruženja i poslovne situacije koje mogu utjecati na te projekte. Nažalost, ne postoji niti jedan jedini pristup koji djeluje u svakoj situaciji. Postoje prednosti i problemi u oba pristupa.

Projekti vođeni Waterfall metodom mogu funkcionirati u statičkom poslovnom okruženju, ali isto tako i u dinamičnijem okruženju, poput organizacija koja brzo rastu ili mijenjaju svoj poslovni model.

Waterfall može biti prilično skup ukoliko stvari pođu po zlu ili ako se zahtjevi tijekom provedbe promijene. Primjenom waterfall metode problemi se možda neće otkriti na vrijeme ili ih se neće riješiti dok to ne postane vrlo skupo riješiti.

Agile projekti, s druge strane, možda bi mogli bolje funkcionirati u dinamičnijem poslovnom okruženju, ali mogu imati problema sa planiranjem i dostupnošću resursa, jer taj posao nije učinjen unaprijed. To može dovesti do kašnjenja i propuštenih prekretnica.

Budući kako nijedan pristup nije primjenjiv u svakoj situaciji, isplati se pažljivo razmotriti koja je metodologija možda najprikladnija za svaku pojedinu implementaciju ERP-a, te stvoriti plan za rješavanje nedostataka onoga pristupa koji se odaberete.