Prema PMI-ju „Upravljanje projektima je primjena znanja, vještina, alata i tehnika u širokom rasponu aktivnosti u svrhu ispunjavanja zahtjeva određenog projekta.“.

Postoji pet faza upravljanja projektima i ukoliko životni ciklus pruža pogled na projekt na općenitoj razini tada su faze putokaz za njegovo ostvarenje.

Faza 1: Pokretanje projekta (Project Initiation)

Ovo je početak projekta. Cilj ove faze je definiranje projekta na širokoj i općenitoj razini. Ova faza obično započinje analizaranjem nekog poslovnog slučaja. Ovdje će se istražiti je li projekt izvediv (feasible), te treba li ga uopće pokrenuti. Ukoliko treba obaviti testiranje izvodljivosti, ovo je faza projekta u kojem će to biti završeno.

Ključni dionici projekta odlučit će je li projekt „go“. Ukoliko mu se pruži zeleno svjetlo, morat ćete izraditi povelju o projektu (Project Charter) ili dokument o pokretanju projekta (Project Initiation Document ili PID). Navedeni dokumenti opisuje svrhu kao i zahtjeve projekta, te bi trebali obuhvaćati poslovne potrebe, dionike i poslovni slučaj.

Faza 2: Planiranje (Project Planning)

Ova je faza ključna za uspješno upravljanje projektima i usredotočena je na izradu mape puta (roadmap) koju će svi sudionici projekta slijediti. Ova faza obično započinje postavljanjem ciljeva.

Danas se najčešće upotrebljavaju dvije vrlo popularne metode za postavljanje ciljeva su S.M.A.R.T. i C.L.E.A.R.

S.M.A.R.T. ciljevi – Ova metoda pomaže da se ciljevi temeljito provjere. Također pruža način da se jasno razumiju implikacije procesa postavljanja ciljeva.

  • Specifični (Specific) – kako biste postavili određene ciljeve potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja: tko, što, gdje, kada, što i zašto.
  • Mjerljivi (Measurable) – potrebno je stvoriti kriterije pomoću kojih možete mjeriti uspjeh cilja.
  • Dostižni (Achievable) – odredite najvažnije ciljeve i što će biti potrebno kako bi ih ostvarili.
  • Rezultati (Results-Oriented) – trebali biste biti spremni i sposobni raditi na određenom cilju.
  • Pravovremeni (Time-Bound) – stvorite vremenski okvir za postizanje cilja.

C.L.E.A.R. ciljevi – Novija metoda za postavljanje ciljeva koja uzima u obzir okruženje današnjih brzih promjena u organizaciji.

  • Suradnja (Collaborative) – Cilj treba potaknuti zaposlenike da rade zajedno.
  • Ograničen (Limited) – Trebalo bi imati ograničeno područje primjene i vremena kako bi se njima moglo upravljati.
  • Emocionalni (Emotional) – ciljevi bi trebali imati nešto sa čime mogu ostvarati emocionalnu povezanost s članovima tima. Ovaj pristup može optimizirati kvalitetu rada.
  • Značajan (Appreciable) – razbijte veće ciljeve na manje zadatke koji se mogu brzo ostvariti.
  • Pročišćen (Refinable) – Budući kako nastaju nove situacije, budite fleksibilni i pročistite ciljeve prema potrebi.

Tijekom ove faze definira se opseg projekta i izrađuje plan upravljanja projektom. To uključuje prepoznavanje troškova, kvalitete, raspoloživih resursa, kao i realnog rasporeda. Projektni planovi također uključuju uspostavljanje osnovnih linija ili mjera uspješnosti. Oni se generiraju pomoću opsega, rasporeda i troškova projekta. Osnovna je vrijednost ključna kako bi se utvrdilo je li projekt u tijeku.

U ovom trenutku uloge i odgovornosti su jasno definirane, tako da svi koji su uključeni znaju za što su odgovorni.

Evo nekih dokumenata koje će voditelj projekta (Project Manager, PM) stvoriti tijekom ove faze kako bi se osiguralo da projekt ostane na tragu:

Izjava o djelokrugu (Scope Statement) – dokument koji jasno definira poslovne potrebe, prednosti projekta, ciljeve, rezultate i ključne prekretnice. Izjava o djelokrugu ili opsegu može se mijenjati tijekom projekta, ali to se ne smije činiti bez odobrenja voditelja projekta i sponzora projekta.

Raspored rada (Work Breakdown Schedule WBS) – Ovo je vizualni prikaz koji raščlanjuje opseg projekta na upravljive dijelove tima.

Glavni koraci (Milestones) – Identificirajte ciljeve na visokoj razini koje treba ispuniti tijekom projekta i uključite ih u Ganttov dijagram.

Gantt dijagram (Gantt Chart) – vizualn grafički prikaz vremenske crte projekta koja se može koristiti za planiranje zadataka i vizualizaciju projekta.

Plan komunikacije (Communication Plan) – Ovo je posebno važno ukoliko projekt uključuje vanjske dionike koji su ključni za uspjeh projekta. Potrebno je definirati i kreirati odgovarajuću razmjenu ključnih poruka oko projekta i napravite raspored kada ćete komunicirati sa članovima tima na temelju rezultata i točaka prekretnica.

Plan upravljanja rizikom (Risk Management Plan) – vrlo važno je analizirati i prepoznati sve predvidljive rizike. Uobičajeni rizici uključuju nerealne procjene vremena i troškova, ciklus pregleda kupaca, smanjenje proračuna, promjenu zahtjeva, kao i nedostatak potrebnih resursa.

Faza 3: Izvođenje projekta (Project Execution)

To je faza u kojoj se ciljevi projekta razvijaju i dovršavaju. Ovo se često čini kao rezultat projekta jer se u ovo vrijeme događa mnogo, poput izvještaja o statusu i sastanaka, ažuriranja razvoja i izvještaja o učinku.

Početni (Kick-off meeting) sastanak obično označava početak faze izvršenja projekta u kojoj su uključeni svi timovi na kojem su detaljno informirani o svojim zadaćama i odgovornostima.

Zadaci završeni tijekom faze izvršenja uključuju:

  • Razvijanje projektnog tima,
  • Dodijeljivanje resursa,
  • Izvršavanje planova upravljanja projektima,
  • Upravljanje nabavom ukoliko je potrebno,
  • Usmjeravanje i upravljanje izvedbom projekta,
  • Postavljanje sustava praćenja,
  • Izvršavanje zadataka,
  • Redovni sastanci o statusu projekta,
  • Ažurirajte rasporeda projekta,
  • Izmijena projektnih planova po potrebi.

Iako faza praćenja projekata ima različit skup zahtjeva, ove dvije faze se često odvijaju istovremeno.

Faza 4: Učinak / Monitoring projekta (Project Performance/Monitoring)

Ovdje se radi o mjerenju napretka i uspješnosti projekta kao i osiguravanju usklađenosti s planom upravljanja projektom. Voditelj projekata (Project Manager, PM) koristit će ključne pokazatelje uspješnosti (Key Performance Indicators, KPI) kako bi utvrdio je li projekt u skladu s postavljenim očekivanjima.

Voditelj projekta obično odabere dva do pet KPI-ova za mjerenje uspješnosti projekta:

  1. Ciljevi projekta (Project Objectives): Mjerenje projekta prema predviđenom rasporedu, a proračun je pokazatelj hoće li projekt ispuniti ciljeve dionika.
  2. Kvaliteta isporuke (Quality Deliverables): određuje jesu li ispunjeni određeni rezultati zadatka.
  3. Praćenje napretka i troškova (Effort and Cost Tracking): voditelj projekta voditi će računa o uloženom trudu i troškovima resursa kako bi utvrdili je li proračun u skladu s planom. Ova vrsta praćenja predviđa hoće li projekt ispuniti očekivani datum završetka na temelju trenutne uspješnosti.
  4. Učinak projekta (Project Performance): Ovaj indikator prati promjene u projektu. Uzima u obzir količinu i vrste otvorenih pitanja koja nastaju i koliko brzo se rješavaju. Do njih može doći zbog nepredviđenih prepreka i promjena opsega.

Za to vrijeme, voditelj projekta možda će trebati prilagoditi rasporede i resurse kako bi osigurao da je projekt u skladu s postavljenim planom.

Faza 5: Zatvaranje projekta (Project Closure)

Ova faza predstavlja završenu fazu u projektnom ciklusu. Izvođači angažirani da rade posebno na projektu završavaju svoje zadatke. Neki voditelji projekara čak organiziraju i male radne događaje za ljude koji su sudjelovali u projektu kako bi im se zahvalili za njihov rad.

Nakon dovršetka projekta, voditelj projekta vrlo često će održati sastanak kako bi procijenio što je dobro uspjelo u projektu i utvrdio eventualne nedostatke projekta. Ovo je posebno korisno za razumijevanje naučenih lekcija kako bi se mogli poboljšati za buduće projekte.

Nakon dovršetka projekta, voditelj projekta ima još nekoliko zadataka. Morat će stvoriti popis zadataka ili dijelova projekata koji nisu ostvareni tijekom projekta, te raditi sa članovima tima na njihovom dovršenju.

Voditelj projekta također će izraditi konačni proračun projekta i pripremite završno izvješće o projektu. Napokon, morat će sakupiti sve projektne dokumente i dostaviti ih na jedno mjesto kako bi se pohranili i čuvali.