Robotska automatizacija procesa (Robotic Process Automation ili RPA) je tehnologija koja omogućuje konfiguriranje računalnog softvera ili “robota” za oponašanje i integraciju aktivnosti unutar digitalnih sustava za izvršavanje poslovnog procesa.

RPA “roboti” koriste korisničko sučelje za snimanje podataka i manipuliranje aplikacijama baš kao i ljudi.

Za razliku od drugih tradicionalnih IT rješenja, RPA omogućuje organizacijama automatizaciju po vrstama troškova kao i vremena koji su se prethodno pronašli.

RPA koristi postojeću infrstrukturu bez da uzrokuje poteškoće u sustavu, koji bi bilo teško i skupo zamijeniti. Uz RPA, troškovna učinkovitost i usklađenost su nusprodukt automatizacije.

RPA “roboti” su sposobni oponašati mnoge, ako ne i sve, ljudske aktivnosti korisnika. Prijavljuju se u aplikacije, premještaju datoteke i mape, kopiraju i lijepe podatke, ispunjavaju obrasce, izdvajaju strukturirane i polustrukturirane podatke iz dokumenata i još mnogo toga.

Koji su procesi bitni za RPA

U osnovi, svaki poslovni proces koji se ponavlja na temelju nekog poslovnog pravila kvalificira se za automatizaciju.

U nastavku je prikazan tablica nekih djelatnosti i nekih aktivnosti koje imaju veći ili manji potencijal za RPA

PRVI PRIMJER: Pružatelj HR usluga iz zapadne Europe obrađivao je 2500 certifikata o bolovanju mjesečno s prosječnim vremenom rukovanja od 4 minute po stavci. U roku od 3 tjedna implementirali su RPA rješenje i postigli 90% automatizaciju procesa. RPA “robot” izdvaja podatke iz transakcije u SAP-u, umeće informacije u sustave kupca i ispisuje ih. Pružatelj HR usluga ostvario je povrat ulaganja u roku od 6 mjeseci, a stope pogreške smanjene su na 0 %, manualni rad je smanjen na 5 % u odnosu na prije, a vrijeme obrade smanjeno je za 80 %.

DRUGI PRIMJER: Globalni lanac maloprodajnih trgovina mješovite robe koristio je završna dnevna/tjedna/mjesečna izvješća za svaku trgovinu za provjeru zatvaranja za svaki od svojih registara u stotinama trgovina. Zaposlenici u trgovinama su koristili ručni i spori proces za povlačenje tih izvješća. Automatizacijom procesa trgovina je oslobodila radno vrijeme svojih zaposlenika kako bi se više usmjerila na aktivnosti prema kupcima. RPA “roboti” sada automatski premjeste završne izvještaje na jedan poslužitelj, a zatim ih pročitaju i potom konsolidiraju potrebne informacije za zatvaranje dnevnih/tjednih/mjesečnih izvješća svake od trgovina.

TREĆI PRIMJER: Tvrtka za osiguranje kredita s više od 50.000 klijenata diljem svijeta automatizirala je provjeru rizika po kreditnim limitima. Procjenitelji su prethodno ručni prikupljali informacije od internih (Risk & Policy) i vanjskih (Customer Site, Google News) izvora. Sa uvođenjem RPA uštedjeli su 2.440 sati ljudskog rada mjesečno.

RPA metodologija implementacije

Planiranje

U ovoj fazi potrebno je identificirati i analizirati postojeće poslovne procese koje se želi automatizirati. Nakon sastavljanja kontrolnog popsa biti će moguće identificirati ispravan postupak za automatizaciju.

Prilikom planiranja potrebno je odgovoriti na čitav niz pitanja kao što su:

  • Je li proces manualni i ponavljajući?
  • Temelji li se proces na nekom zadanom i utvrđenom pravilu?
  • Jesu li ulazni podaci u elektroničkom obliku i čitljivi?
  • Može li se postojeći sustav koristiti kakav jest bez promjene?

Slijedeći koraci u fazi planiranja su:

  • Ustrojiti projektni tim,
  • Pripremiti i dogovoriti vremenski okvir implementacije i pristupa.
  • Dogovoriti se o dizajnu rješenja za izvođenje RPA procesa.
  • Identificirati mehanizam zapisivanja koji bi trebao biti implementiran.

Razvoj

U ovoj fazi počinju se razvijati tokovi za automatizaciju prema dogovorenom planu.

Testiranje

Pokreću se ispitni ciklusi za automatizaciju opsega kako bi se identificirali i ispravili uočeni nedostaci.

Podrška i održavanje

Kada se krene “Going live” potrebno je organizirati i osigurati kontinuiranu podršku koja trenutno pomaže u rješavanju nedostataka.

Upotreba RPA

1. Oponašanje ljudskog djelovanja (Emulates Human Action)

  • Oponaša ljudsko izvršenje ponavljajućiih procesa koristeći različite aplikacije i sustave.

2. Obavljanje ponavljajučih zadataka (Conduct high-volume repeated tasks)

  • Robotska automatizacija procesa može lako simulirati izmjenu podataka iz jednog sustava u drugi kao što su unos podataka, kopiranje i lijepljenje.

3. Izvršavanje više zadataka (Perform Multiple Tasks)

  • Upravlja višestrukim i složenim zadacima na više sustava. To pomaže u obradi transakcija, manipuliranju podacima i slanjem izvješća.

4. “Virtualna” integracija sustava (‘Virtual’ system integration)

  • Ovaj sustav automatizacije može prenositi podatke između različitih i naslijeđenih sustava tako da ih poveže na razini korisničkog sučelja umjesto razvoja nove podatkovne infrastrukture.

5. Automatizirana izrada izvješća (Automated report generation)

  • Automatizira prikupljanje podataka iz različitih sustava kako bi se izradila točna, učinkovita i pravovremena izvješća.

6. Provjera valjanosti i revizija informacija (Information validation and auditing)

  • Rješava i unakrsno provjerava podatke između različitih sustava radi provjere informacija za provjeru rezultata usklađenosti i nadzora.

7. Tehničko upravljanje dugom (Technical debt management)

  • Pomaže smanjiti tehnički dug smanjenjem jaza između sustava, čime se sprečava uvođenje posebno prilagođenih implementacija.

8. Upravljanje proizvodima (Product management)

  • Pomaže u premošćivanju jaza između IT sustava i povezanih platformi za upravljanje proizvodima automatiziranim ažuriranjem oba sustava.

9. Osiguranje kvalitete (Quality Assurance)

  • Vrlo korisno za QA procese koji pokrivaju testiranje i automatizaciju korisnika korištenje scenarija slučaja.

10. Migracija podataka (Data migration)

  • Omogućuje automatsku migraciju podataka putem sustava koji nisu mogući pomoću tradicionalnih medija, kao što su dokument, proračunske tablice ili druge izvorne podatkovne datoteke.

11. Rješenja za razlike (Gap solutions)

  • Automatski popunjava praznine s nedostacima procesa.

12. Predviđanje prihoda (Revenue forecasting)

  • Automatsko ažurira financijske izvještaje radi predviđanja budučih prihoda.

Prednosti RPA

U nastavku su navedene neke od prednosti koje RPA može pružiti:

  • Veliki broj procesa može se lako automatizirati.
  • Troškovi se značajno smanjuju jer se RPA brine o ponavljajućem zadatku i štedi dragocjeno vrijeme i resurse.
  • Programerske vještine nisu potrebne za konfiguriranje softverskog “robota”. Dakle, bilo koje ne-tehničko osoblje može postaviti bot ili čak snimiti svoje korake za automatizaciju procesa.
  • Robotska automatizacija procesa podržava i omogućava sve redovite postupke usklađivanja, uz reviziju, bez pogrešaka.
  • Robotski softver može brzo modelirati i implementirati proces automatizacije.
  • Vidljivost u stvarnom vremenu u otkrivanju buga/oštećenja
  • Nema ljudskog rada što znači da nema potrebe za dodatnim vremenom za obuku i trening.
  • Softverski “roboti” ne traže odmor ili vikend što povečava efikasnost i ekonomičnost poslovanja.

Popularni Robotski Alati za automatizaciju

1) Blue Prism

Blue Prism je robotski softver za proces automatizacije koji pruža agilni pristup.

Veza za preuzimanje: https://www.blueprism.com/

2) AnyWhere

Automatizacija AnyWhere je još jedan software za razvoj procesa automatizcije.

Veza za preuzimanje: https://www.automationanywhere.com/

3) UiPath

UiPath je robotski proces automatizacije softver koji pomaže organizacijama učinkovito automatizirati poslovne procese.

Veza za preuzimanje: https://www.uipath.com/