Što je SAP HR ili HCM?

Enterprise Resource Planning (ERP) omogućuje organizaciji upravljanje podacima za različite poslovne procese, npr. HR procesi iz jedinog jedinstvenog IT sustava.

Danas na tržištu postoji puno raznih pružatelja ERP sustava, a SAP je jedan od lidera na tržištu i tehnologiji izrade poslovnog softvera prema sveobuhvatnosti pristupa, strukturiranom konceptu rada kao i upravljanju podacima u organizacijama.

SAP ERP sastoji se od različitih modula kao što su:

  • SAP Financial Accounting (FI),
  • SAP Controlling (CO),
  • SAP Sales and Distribution (SD),
  • SAP Production Planning (PP),
  • SAP Materials Management (MM),
  • SAP Quality Management (QM),
  • SAP Human Capital Management (HCM).

SAP Human Capital Management ili SAP upravljanje ljudskim kapitalom ili skraćeno SAP HCM važan je modul u SAP-u. Poznat je i kao SAP-ov sustav upravljanja ljudskim resursima (SAP HRMS) ili SAP ljudski resurs (HR). Suštinski SAP HCM je nova verzija SAP HR modula

SAP HCM modul unaprjeđuje i optimizira poslovne procese i upravljanje podacima unutar HR odjela u organizaciji. Procesi od zapošljavanja do procjene njezine uspješnosti, upravljanje edukacijama i/ili naknadama, kreiranje isplatnih lista, putnih naloga kao i drugim povezanim aktivnostima HR-a obavljaju se pomoću ovog modula.

SAP HCM softver omogućuje automatizaciju poslovnih procesa, te čuvanja povijesnih zapisa kako bi se uvijek imali relevantni podaci o zaposlenicima ili organizacijskoj strukturi ili o nećem trećem.

SAP HCM pod-moduli

SAP HCM jedan je od najvećih modula te se sastoji od sljedećih pod-modula:

  • Organizational Management – OM,
  • Personnel Administration – PA,
  • Time Management,
  • Payroll -PY,
  • Travel Management,
  • Training and Event Management – TEM.
  • Personal Time Management,
  • Benefits Administration,
  • e-Recruitment,
  • Personnel Development,
  • Personnel Cost Planning,
  • Compensation Management,
  • Budget Management,
  • Employee self service (ESS) & Managerial self service (MSS).

Upravljanje organizacijom – Organizational Management – OM

Upravljanje organizacijama jedan je od najvažaniji pod-modul SAP-a HCM. Omogućuje organizaciji da definira organizacijski plan kao i da napravi analizu trenutnog plana. Također omogućuje stvaranje dodatnih planova i bolje upravljanje radnim procesima unutar organizacije.

U OM modulu postoje dva ključna koncepta koja je potrebno razumjeti u SAP organizacijskom upravljanju – objekti i odnosi.

Objekti se koriste za predstavljanje organizacijskih entiteta, kao što su organizacijska jedinica (npr. sektor ili odjel), zatim posao (npr. manager, voditelj, savjetnik, direktor, itd.), te radno mjesto (IT manager, voditelj nabave, knjigovođa, dostavljač, itd). Svaki tip objekta označen je kodom od jednog ili dva znaka. Na primjer, šifra “S” označava vrstu objekta npr. “radno mjesto”.

U SAP OM postoji pet najvažnijih tipova objekata organizacijskog upravljanja.

Position (S)

Ova vrsta objekta koristi se za predstavljanje radnog mjesta u organizaciji na kojem zaposlenik može biti zaposlen.

Radno mjesto može imati bilo koji od navedenih statusa:

  • Zauzeto (Occupied) – radno mjesto se smatra zauzetim ako postoji zaposlenik koji je dodijeljen određenom radnom mjestu.
  • Nezauzet (Unoccupied) – radno mjesto se smatra nezauzetom ako joj nije dodijeljen zaposlenik.
  • Prazno (Vacant) – radno mjesto se može izričito označiti kao prazno u slučajevima kada mu nijedan zaposlenik nije dodijljen, ili je to obavezno ako želimo pokrenuti postupak zapošljavanja za to radno mjesto.
  • Nepotrebno (Obsolete) – radno mjesto mora biti označeno kao nepotrebo ako više nije potrebno u organizaciji.

Organizational Unit (O)

Ova vrsta objekta koristi se za predstavljanje funkcionalne jedinice u organizaciji, na primjer, strateške poslovne jedinice, sektora, odjela ili projektnog tima.

Obavezno je kako svako radno mjesto mora biti dodijeljeno nekoj organizacijskoj jedinici. Zaposlenici nisu izravno dodijeljeni organizacijskim jedinicama. Međutim, zaposlenik se neizravno dodjeljuje organizacijskoj jedinici na temelju svojeg zaduženja na određeno radno mjesto. Ukoliko je, npr. zaposlenik XY dodijeljeno radno mjesto “IT Manager”, a ovaj položaj je dodijeljen organizacijskoj jedinici “IT sektor” onda je zaposlenik XY automatski dodijeljen organizacijskoj jedinici “IT sektor”.

Job (C)

Posao predstavlja klasifikaciju određenih funkcija u organizaciji. Nekoliko radnih mjesta (positions) može biti povezano s istim poslom. Npr. radno mjesto “IT Manager” i “HR Manager” mogu biti povezani s istim poslom “Manager”.

Dok radna mjesta izravno popunjavaju zaposlenici, poslovi nisu izravno dodijeljeni zaposlenicima. Zaposlenik se neizravno dodjeljuje poslu, na temelju svog zaduženja na radnom mjestu. Npr. ukoliko je zaposlenik zaposlen na radnom mjestu “IT Manager” tada je radnom mjestu dodijeljen posao “Managera”, zaposlenik se automatski dodjeljuje poslu “Manager”.

Person (P)

Ova vrsta objekta predstavlja zaposlenika organizacije. Drugim riječima, kad god se zaposlenik zaposli i bude kreiran u Personal Administation (PA) modulu, objekt “osoba” automatski se kreira u Organizational Management (OM) modulu. ID broj svakog zaposlenika u Organizational Management (OM) biti će isti kao ID broj u Personnel Administration (PA) modulu.

Cost Center (K)

Troškovni centri kreirani su u SAP Controlling (CO) modulu te mogu biti povezani ili s organizacijskim jedinicama ili s radnim mjestima u OM-u.

Ukoliko je troškovni centar dodijeljen na razini više organizacijske jedinice, onda se automatski dodijeljuje svim organizacijskim jedinicama nižih razina, te pridruženim radnim mjestima, a time i zaposlenicima unutar te organizacijske jedinice. Ukoliko je troškovni centar dodijeljen na razini radnog mjesta (position) zaposlenik koji se nalazi na tom radnom mjestu će ga automatski dobiti.

Kadrovska administracija – Personnel Administration – PA

Kadrovska administracija još je jedan važan pod-modul SAP sustava. U njemu se bilježe svi ključni podaci o zaposlenicima u obliku tzv. matičnog kartona zaposlenika. Ovaj pod-module pomaže pri obavljanju različitih administrativnih poslova prilikom zapošljavanja zaposlenika, informacija o zaposlenicima, putnih troškova, obračuna plaća, itd.

Podaci o zaposlenicima u Personnel Administration PA modulu pohranjuju se u tzv. Employee Data Infotypes. Podatkovna polja prikupljaju se u grupe podataka ili informativne jedinice u skladu s njihovim sadržajem. U upravljanju osobljem, te informacije nazivaju se infotypes. Npr. pojedinačne informacije, kao što su prezime, ime i/ili datum rođenja, definirane su u podatkovnim poljima.

Upravljanje vremenom – Time Management

Upravljanje vremenom još je jedan važan pod-modul HR-a koji bilježi podatke o radnom vremenu zaposlenika. Uglavnom se odnosi na prisustvo, odsustvo, ocjenjivanje vremena, smjene, itd.

Evo nekoliko važnih funkcija modula upravljanja vremenom:

  • Kalendar odmora,
  • Osobni raspored rada,
  • Mjesečni raspored rada,
  • Kvote prisustva i odsustva,
  • Provjera prisustva,
  • Grafičko izvješćivanje o prisustvima i odsustvima,
  • Dodjeljene aktivnosti.

Obračun i računovodstvo plaća – Payroll -PY

SAP modul za plaće pomaže u obračunu plaća za posao koji obavljaju zaposlenici. Uključuje redovne plaće, beneficije, poreze, odbitke, doprinose  itd. SAP modul za plaće integriran je i s drugim modulima kao što je to računovodstvo, upravljanje vremenom, itd.

Trening i upravljanje događajima – Training and Event Management – TEM

Modul za obuku i upravljanje događajima bavi se prepoznavanjem potreba za obukom, zakazivanjem procesa obuke, upravljanjem troškovima, itd.

Upravljanje putovanjima – Travel Management

Ovaj SAP modul uključuje upravljanje službenim putovanjima, upravljanje troškovima putovanja, putnih troškova itd.

CATS modul

Cross-Application Time Sheet (CATS) je izuzetno koristan alat za istovremeno bilježenje radnog vremena i zadataka. Omogućuje kontrolu svih poslovnih procesa koji se odnose na zadatke zaposlenika – od plaćanja zaposlenika, praćenja napretka projekta, stvaranja računa, itd.

Podaci koje zaposlenici unose u vremenski list ne sastoje se samo od radnih vremena i zadataka, već i od vremena za prijenos podataka na ciljne komponente. Podaci koje su snimili zaposlenici obrađuju se tako u ciljanim komponentama.

ESS/MSS modul

ESS – Employee Self Service, te MSS – Manager Self Service je važna nadogradnja SAP HCM sustava koji omogućuje zaposlenicima puteb web alata da samostalno ažuriraju vlastite podatke dok managerima omogućuju samostalno kreiranje različitih tipova izvještaja ili za nadopunjavanje podataka o njihovim podređenim zaposlenicima.