Što je to Business Intelligence (BI) ili poslovna inteligencija?

Business Intelligence (BI) ili poslovna inteligencija je proces kojim se prikupljaju podaci i informacije iz unutrašnjih i vanjskih izvora s ciljem njihove pretvorbe u informacije kojima bi se olakšalo donošenje operativnih i strateških poslovnih odluka. Upravljačkim strukturama u tvrtki to postaje iznimno važan strateški resurs kojim se rukovode pri vođenju tvrtke.

BI objedinjuje skup metodologija (Data Warehousing, Data Mining, OLAP) i softverskih alata kojima se omogućuje korištenje podataka iz različitih skladišta podataka (Data Warehouse) i njihovo pretvaranje u informacije potrebnih za donošenje poslovnih odluka.

Pojam BI sve više je atraktivan upravljačkim strukturama tvrtke zbog svog utjecaja na povećanje poslovnih performansi, a time i povećanje prihoda, što je u današnje vrijeme jedan od glavnih mjerila uspješnosti. U velikom postotku u razvijenim modernim tvrtkama BI je zasebna poslovna funkcija. Čest je slučaj da tvrtka svoj IT sustav godinama koriste na uobičajen način, praktički bez ideje za što da koriste stare arhivske podatke. BI je IT sustav koji takav propust ispravljs. Ona je koncept kojim se sakupljeni podaci pretvaraju u informaciju kojom se unapređuje proces donošenja poslovnih odluka.

Razvoj BI sustava

BI sustavi se intenzivno počinju razvijati kada su tvrtke automatizirale svoje poslovne procese, odnosno implementirali neki oblik Enterprise Resource Planning (ERP) sustava, koji su se vrlo brzo pokazali kao generatori velikih količina podataka. Sa čisto tehničke strane, BI je proces unutar kojeg se sirovi podaci oblikuju u strukturno i vizualno prihvatljive informacije. Takve informacije se zatim analiziraju, eventualno interpretiraju putem trendova i ključnih pokazatelja poslovanja (Key Performance Indicators ili KPI), i u toj formi koriste u procesu odlučivanja.

BI sustav pohranjuje informacije i znanje o konkurenciji, kupcima, dobavljačima, proizvodima, uslugama, zaposlenicima i procesima neke tvrtke, npr.:

  1. o kupcima:
  • Što kupuju?
  • Koliko kupuju?
  • Kada kupuju?
  • Od kuda kupuju?
  • Na koji način plaćaju?
  • Koliko brzo plaćaju?
  • Kakve popuste koriste?
  1. o proizvodima:
  • Koliki su troškovi proizvodnje?
  • Koja je nabavna/maloprodajna/veleprodajna cijena proizvoda?
  • Kako se proizvodi isporučuju?
  • Koliko je stanje zaliha?
  • Kakve su karakteristike pojedinog proizvoda (oblik, boja, veličina, itd.)?
  1. o zaposlenicima:
  • Koliko artikala dnevno proizvedu/obrade/prodaju?
  • Koliko vremena troše na određenu vrstu poslova?
  • Kolika su njihova primanja?
  • Koliki porez tvrtka plaća na njihova primanja?
  • Koja je njihova stručna sprema?
  • Koju vrstu dodatne obuke su prošli?
  • Koliki su troškovi njihove obuke?

Svaki od navedenih podataka raspoređeni su po raznim odjelima (financije, marketing, prodaja, nabava, skladište, proizvodnja, ljudski resursi, itd.). Svaki od tih odjela ima različitu funkciju unutar tvrtke, te skuplja vlastite „otoke“ podataka (podaci su međusobno odvojeni i vrlo je teško iz njih izvući neku generalnu sliku poslovanja tvrtke, kao i analizirati odnose između pojedinih dijelova). Mnogo se resursa troši na prikupljanje podataka, no malo je tvrtki koje su u stanju pretvoriti te podatke u neku vrijednost. BI sustavi imaju misiju osiguranja brzog pristupa najbitnijim informacijama čime se upravljačkoj strukturi omogućuje donošenje kvalitetnijih poslovnih odluka.

Informacije prikupljene putem BI sustava omogućuju kvalitetnije poslovno pregovaranje i brojčano kvantificirani argumentirani nastup prema kupcima i drugim poslovnim partnerima, učinkovitije operativno planiranje, praćenje ponašanja konkurencije, promatranje pojedinih tržišnih segmenata, te točnije predviđanje budućih pojava. Isto tako, kroz tako prikupljene informacije bolje razumijemo kupce i poslovne partnere, te prepoznajemo što ih potiče na određeno ponašanje.

Zašto implementirati BI sustav

BI se prožima kroz sve funkcije i sve industrije, tangira sve zaposlenike unutar tvrtke i više od toga, šireći se prema kupcima, dobavljačima, a preko javnih podataka i do građana. Kako je prije spomenuto, BI može dati vrijednost samo kada je učinkovito korišten od strane stručnih zaposlenika koji točno znaju što imaju i što traže. Postoji izravna veza između učinkovitog korištenja BI i učinka poduzeća. Dakako, postojanje boljeg pristupa podacima ne donosi automatski i bolju poslovnu učinkovitost. Bolju poslovnu učinkovitost donosi ono što tvrtke rade s informacijama koje posjeduju.

BI u svojoj osnovi, pribavlja menadžerima informacije o poslovanju, kako bi znali što se događa u njihovu poslu. Bez toga, njihova strategija bila bi vrlo nesistematska, bez uvida u poslovanje, bar dok se ne objave kvartalni izvještaji. Uz korištenje BI čitav spektar informacija je dostupan na vrijeme i na puno fleksibilnijoj osnovi koja omogućuje uvid u npr.:

  • Podaci o prodaji po regijama, kupcima i proizvodima,
  • Mjerenje troškova usporedive sa predviđenim budžetima,
  • Pregled roba i materijala u skladištima,
  • Usporedbu predviđene i ostvarene prodaje.

Kada neki od parametara iskoči iz predviđenih okvira, BI dozvoljava korisniku da detaljnije istraži podatke koji leže ispod prikazanog parametra, kako bi mogao poduzeti odgovarajuće akcije.

Učinkovito korišten BI omogućuje tvrtki da poveća svoju učinkovitost. Uobičajeno je da se BI mjeri brojkama ili financijskim indikatorima, kao što su prihodi, marže, troškovi, itd. U marketingu, učinkovitost se može povećati tako da se otkriju karakteristike proizvoda i kupaca koji na njih dobro reagiraju. Proizvodi na koje kupci dobro ne reagiraju, trebaju se prilagoditi ili potpuno ukinuti. Takve odluke donesene na vrijeme mogu uštedjeti tvrtkama velike gubitke. BI omogućava tvrtkama da povećaju zaradu prodajući proizvode sličnih karakteristika ciljanim skupinama koje dobro reagiraju na takve karakteristike. Računovodstva mogu brzo i lako pronaći kupce koji ne plaćaju. U proizvodnji, BI može olakšati analizu zašto neki pogoni rade učinkovitije od drugih ili zašto neki poslovni proces je manje učinkovit od nekog drugog.

Uobičajeno je da se izvještaji unutar neke tvrtke kreću od samog dna pa sve do vrha upravljačke strukture. Općenito vrijedi pravilo da što je viša razina na upravljačkoj strukturi, to su i veći zahtjevi za cjelovitošću informacija. Određeni problem predstavlja činjenica da tradicionalni izvještaji, iako daju odgovore na određena pitanja, istovremeno će generirati mnoga nova. Npr., izvještaj o prihodima iz prodaje za 100 najvećih kupaca ovog mjeseca može biti uzrok potrebe za sljedećim informacijama:

  • Je li to istih top 100 kupaca kao i proteklog mjeseca?
  • Je li to istih top 100 kupaca kao i prošle godine?
  • Koji od njih nam donose najveći profit?
  • Koja kombinacija proizvoda je karakteristična za svakog od njih?
  • U koji poslovni sektor ti kupci spadaju?
  • Koji je njihov način plaćanja?
  • Kod kojih je kupaca došlo do najvećeg porasta prometa u proteklih 6 mjeseci?
  • Koji kupci dobivaju najveće popuste?

Za razliku od tradicionalnog načina izrade izvještaja kod kojih bi za to bilo potrebno i nekoliko dana, uvođenjem BI sustava jednostavno je izvršiti analizu kroz sljedeći niz upita:

  • Drill down (tzv. dubinsko pretraživanje) do kupca koji zahtijeva malo detaljniju analizu,
  • Ispis proizvoda koje je taj kupac kupio, te pripadajućih količina,
  • Prebacivanje na vremensku dimenziju zbog kvartalnog presjeka ostvarenog profita na tim proizvodima,
  • Pregled trenda kretanja vrijednosti prodaje tom kupcu na mjesečnoj razini,
  • Prebacivanje na dimenziju prodavača zbog informacije o osobama iz tvrtke koje su sudjelovale u transakcijama toga kupca,
  • Pregled nepodmirenog duga na računu kupca,
  • Izračun koeficijenta obrtaja potraživanja prema kupcu.

Postoje dvije mogućnosti uvođenje BI sustava koji iz ogromne količine postojećih podataka izvlači samo onaj dio koji je potreban. Prvi je cjelovito ili strateško uvođenje BI sustava koje povezuje nekoliko funkcijskih cjelina jedne tvrtke dok je drugi ograničeni ili taktička implementacija BI sustava koja se odnosi samo na jedan sektor u tvrtki npr. na prodaju ili na nabavu ili na financije.

Kod cjelovite implementacije BI sustava postoji nekoliko vrlo važnih potencijalnih efekata gdje management može dobiti kompletnu sliku poslovanja tvrtke te uočiti trendove i prilike za rastom. Ovdje je moguće promatrati tijek poslovanja samo korištenjem ključnih pokazatelja (Key Performance Indicators ili KPI). Obzirom kako dolazi do ispreplitanja podataka iz raznih odjela, to može s jedne strane poticati suradnju, ali i međusobno nadmetanje u produktivnosti koja se može usporedno vrednovati

Suprotno od cjelovite implementacije je kada se uvodi ograničeni oblik tada se najčešće BI sustav fokusira na bolna područja poslovanja gdje dodatno znanje i dubinski pogled koji omogućuje dolazak do vrlo konkretnih informacija, te do opipljivih rezultata. Ovaj ograničeni oblik je preporučljiv kao dobar početak za one tvrtke koje prethodno nisu imali nikakva iskustva sa BI sustavima. Ovakav pristup ima nekih prednosti kao što su:

  • Jednostavnije prikupljanje podataka jer dolaze iz jednog ili tek nekoliko bliskih izvora,
  • Mala je vjerojatnost da će podaci biti nekompatibilni i samim time neupotrebljivi,
  • Zbog nižih troškova implementacije projekt je brže izvediv.

Donošenje bržih i kvalitetnijih odluka, mogućnost jasnog pregleda poslovanja, promatranje produktivnosti preko KPI-ova, veća suradnja među pojedinim sektorima su vrlo važne karakteristike koje će definitivno imati pozitivan utjecaj na poslovanje tvrtke su od ključnog interesa za uvođenje BI sustava.