U današnje vrijeme puno su češći procesi zapošljavanja, onboarding-a, ocjenjivanja zaposlenika, održavanja radionica, odlazaka zaposlenika kao i bezbroj drugih HR aktivnosti nego što je to ikada prije bilo. Od trenutka kada se prvi dan dođe na novi posao do kraja posljednjeg telefonskog poziva ili sastanka, svaka sekunda je važna.
Zbog toga je automatizacija i digitalizacija HR-a poslovnih procesa iznimno važna tema ukupne digitalne transformacije poslovanja neke organizacije.
Kako bi se neki proces mogao digitalizirati i automatizirati potrebno ga je prvi identificirati, mapirati i potom modelirati i optimizirati kako bi bio provediv putem bilo kojeg IT sustava. Tek kada se automatiziraju i digitaliziraju HR procesi, potrebno je sagledati cjelokupni tijek rada HR-a od početka do kraja, a zatim je potrebno identificirati gdje ljudi trebaju djelovati, a gdje sustav može autonomno djelovati te obaviti bolji i učinkovitiji posao od ljudi.
Na primjer, kada se razmišlja o zaposlenicima HR odjela i ograničenom vremenu koje imaju potpuni je gubitak gledati ih kako kopiraju i/ili prepisuju podatke iz papirnatih obrazaca ili e-mailova u i iz matičnih kartona u bazi podataka o zaposlenima.
Nakon što se ovaj proces identificira i automatizira, ne samo kako vrijeme više neće biti izgubljeno, nego će ga automatizirani sustav svaki put obaviti savršeno unificirano.
Zahtjev za odsustvo i/ili dopust (Leave Requests)
Najpopularniji automatizirani HR proces u bilo kojem ERP-u su zahtjevi za dopustom i/ili odsustvom. U stvari, prema iskustvu može se reći kako je svaki drugi HR odjel utvrdio kako je to jedan od najkorisnijih procesa.
Zahtjevi za odsustvom npr. godišnjim odmorom oduzimaju previše vremena kada se obavljaju ručno. Netko mora pronaći i popuniti obrazac na papiru ili poslati e-poštu s takvom informacijom koja će nedvojbeno imati veliku mogućnost pogreške. Nakon odobrenja neposednog rukovoditelja takav zahtjev mora odobriti i HR odjel, te vrlo često odjel financija ili obračuna plaća koji mogu otkriti kako zaposlenik nema dovoljno slobodnih dana.
Proces zahtjeva za odsustvom je poslovni proces koji započinje kada zaposlenik počne s popunjavanjem odgovarajučeg obrasca/zahtjeva koji automatski prikazuje broj dana na raspolaganju za korištenje u različitim kategorijama kao što je to npr. broj dana godišnjeg za tekuću godinu ili broj dana godišnjeg za prošlu godinu ili broj dana temeljem dobrovoljnog davanja krvi, itd.
Rukovoditelji po odjelima ili po zaduženjima također mogu brzo vidjeti zajednički kalendar kako bi bili sigurni da nema preklapanja odsustva među njihovim podređenima. Nakon što ga rukovoditelj odobri, HR i financijska obrada obrasca/zahtjeva samo su formalnost jer je automatizirani sustav kroz podatke koji se nalaze u bazi podataka provjerio sve ostale detalje.
Kod automatiziranih procesa može se postaviti jednostruka, dvostruka ili čak trostruka verifikacija putem sustava po određenim koracima kako bi se omogućio jasan pregled svih zainteresiranih čimbenika nad korištenjem resursa odsustva.
Automatsko upravljanje zhtjevima za odsustvo štedi puno glavobolje u usporedbi s neučinkovitim i nejednakim obrascima/zahtjevima putem e-pošte ili na papiru.
Ažuriranja matičnog kartona zaposlenika
Iznimno je važno zadržati (trajno pohraniti promjene) podatke poput brojeva za kontakt u slučaju nužde ili povijesnih adresa zaposlenika zbog npr. stopa prireza koja utječu na eventualno naknadni obračun nekog dijela zaostale plaće.
Prilikom manualnog unošenja ovaj se rad često stavlja u stranu, jer zahtijeva mnogo vremena i po važnosti nije uvijek prioritetan. HR administratori mogli bi sjediti cijeli dan kopirajući podatke s papirnatih obrazaca u bazu ili dopunjavati matični karton nekih zaposlenika koji imaju česte promjene iz objektivnih, ali ponekad i potpuno trivijalnih razloga.
Kada se automatizira ovaj proces upravljanja ljudskim resursima, zaposlenici mogu ispuniti automatizirani digitalni obrazac koji može ažurirati sve postojeće podatke. Ukoliko zaposlenik treba bilo što promijeniti, sam to zbilježi, a HR odjel dobije obavijest kako je nastala promjenak koju tada samo treba odobriti/verificirati čime se promijenjeni podaci integriraju u sustav.
Za nove zaposlenike, umjesto da ispunjavaju više papirnatih obrazaca, može se koristiti jedan digitalni obrazac prilikom onboard-inga i koristiti taj obrazac za popunjavanje matičnog kartona zaposlenika u bazi zaposlenika.
Dolazak novog zaposlenika (Onboarding)
Dolazak novog zaposlenika ili onboard-ing zaposlenika još je jedan vrlo česti automatizirani HR proces u suvremenom IT sustavu HR.
Prije njegovog automatiziranja potrebno je identificirati sve potrebne radnje koje je potrebno spojiti u jedinstveni proces kako bi se novim zaposlenicima pružio lagani ulaz u novu okolinu, te procijeniti je li “out-of-the-box” rješenje prihvatljivo ili je potrebna prilagodba (customizations) sustava koja zahtjeva više vremena ali i budget za takvu prilagodbu.
U zadnje vrijeme sve više otganizacija na ovom području radi značajne inovacije kako bi se što efektnije i što bolje prikazala novom zaposleniku.
Proces onboard-inga uključuje koordinaciju s timom za financije, rukovoditeljima izvješćivanja, IT imovinom, pristupom IT sustavima, ali i još mnogo toga!
Iskustvo zaposlenika prilikom onboard-a savršeno je vrijeme za uvođenje automatizacije. Može se planirati tijek onboard-a unaprijed tako da svaki novi zaposlenik stekne isto iskustvo prilikom dolaska.
Na svakom koraku na tom putu novom zaposlenku, ali i zaposlenicima koji nešto trebaju učiniti proces se može podesiti da se obavijesti automatski šalju, npr. sobe za trening se rezerviraju, dijele se podaci o novom zaposleniku, rezerviraju se npr. mobitel i/ili laptop, a sve bez nekog naglašenog utjecaja od strane HR odjela.
Jedna od prednosti automatizacije HR procesa poput onboard-a novog zaposlenika je ta što se zapravo organizaciju može učiniti još osobnijom čime se gradi pozitivan Employer branding.
Na primjer, može se imati korak gdje neposredni rukovoditelj ostavlja ručno napisanu bilješku za novog zaposlenika na njegovom stolu noć prije. To što je proces automatiziran ne znači da mora biti bezličan!
Odlazak zaposlenika (Offboarding)
Potrebno se posebno pobrinuti kako bi se sve učinilo točno kako treba tijekom odlaska zaposlenika.
Kada zaposlenik da otkaz ili bude otpušten postoje mnoge aktivnosti koje je potrebno dovršiti, uključujući npr. prikupljanje pristupnih kartica, IT opreme, uklanjanje prava pristupa, organiziranje konačne isplate plaće, itd.
U takvom trenutku potrebno se osloniti na utvrđeni proces, kao i sustav koji je osmišljen prije tog trenutka. Kada i ukoliko je neki proces propisan na papiru neki se koraci ipak mogu preskočiti ukoliko su emocije velike ili treba ubrzati postupak iz nekoga razloga.
Kada se oslanja na automatizirani proces pretpostavlja se kako će sustav automatizmom dovršiti sve što je potrebno, bez obzira radi li se o obavijestima ili podsjetnicima ovakav automatizirani procs pružit će mir u svakoj situaciji.
Regrutiranje (Recruitment)
Traženje i selekcija talentiranih kandidata iznimno se promijenilo u digitalnom dobu, kako u alatima koji se koriste, tako i u očekivanjima kandidata.
Današnji tražitelji posla traže svoj sljedeći posao kao da kupuju putem interneta. Oni zahtijevaju personalizirano i besprijekorno digitalno iskustvo koje se ne može ispuniti jednostavnim sustavom.
Moderna HR rješenja nude objedinjeni skup za akviziciju radne snage koji svim sudionicima prožaju sveobuhvatan pogled na proces akvizicije talenta u stvarnom vremenu. Omogućuju organizacijama da započnu aktivno zapošljavati stvaranjem i održavanjem baze talenta prošlih kandidata.
Pomoću modernih HR platformi može se u jednom kliku objaviti oglas za zapošljavanje na raznim web mjestima.
Ocjenjivanje performansi (Performance Appraisals)
Ocjene uspješnosti uvijek izgledaju kao godišnji zadatak koji se obično obavlja u posljednjem trenutku.
HR odjel može stvoriti jedinstveni automatizirani sustav ocjenjivanja performansi koji može raditi neprekidno.
Rukovoditelji mogu imati jednostavan obrazac za ispunjavanje koji generira pitanja koja su najvažnija za svaku pojedinu poslovnu jedinicu unutar organizacije. Povratne informacije mogu se podijeliti s zaposlenicima odmah i transparentno, tako da oni točno znaju što se od njih očekuje.
Kada se uvodi automatizirani postupak pregleda uspješnosti, lako ga je prilagoditi specifičnim poslovnim potrebama, te tada HR odjeli postaju bliži partner ostatku organizacije.
Praćenje radnog vremena (Timesheet Tracking)
Kada se radi ručno i s papirnatim obrascima, odobravanje i upravljanje vremenskim tablicama može trajati više sati svakog mjeseca. Međutim, ukoliko se pretvori u automatizirani HR proces cijeli sustav može biti neusporedivo brži.
Zaposlenik može zadržati digitalni predložak svog uobičajenog radnog vremena i izvršiti bilo kakva podešavanja.
Rukovodioci ih mogu odobriti s jednim klikom s bilo kojeg mjesta putem pametnog telefona ili kompjutera, a informacije se automatski bilježe u sustav i služe kao osnova za obračun plaće.
Zamislite kako bezbolan može biti ovaj postupak kada olakšate svima koji su uključeni i pojednostavite cijelo iskustvo!