Na početku implementacije ERP-a, vašoj tvrtki možda će pasti na pamet kako će ERP sustav ući u produkcijski rad s osnovnim funkcionalnostima i postavkama, kao tzv. “out-of-the-box” rješenje, te kako će tako postavljen ERP imati sve što vam treba i kako će takav “out-of-the-box” ERP u potpunosti biti prilagođen svim vašim postojećim potrebama.

Zapravo, mnoge tvrtke započinju implementaciju ERP-a s tim ciljem, smatrajući kako će “out-of-the-box” pristup značajno smanjiti troškove implementacije i potrebu za nadogradnjama čime će izbjeći eventualne probleme s budućim nadogradnjama i kompatibilnošću sustava.

Iako implementacija ERP sustava “out-of-the-box” zvuči jednostavno, to je zapravo vrlo teško postići u praksi. Većina srednjih i velikih tvrtki na kraju završe s nekim oblikom prilagođenog ERP rješenja ili s posebno konfiguriranim sustavom prema njihovim potrebama i nekoliko faza integracija.

ERP sustavi i njihove standardne konfiguracije izgrađeni su tako da udovolje nekim standardnim poslovnim procesima koji se mogu pronaći u skoro svim tvrtkama. Bwz obzira na to mnoge tvrtke pronalaze potrebu za prilagodbom (Customization) jer standardna ERP funkcionalnost nije uvijek usklađena s jedinstvenim poslovnim procesima njihove tvrtke.

Kako u takvoj situaciji odrediti koji se od ERP zahtjeva mogu ispuniti “out-of-the-box” pristup, a koje trebaju podešavanje konfiguracije, a koje zahtijevaju dodatno prilagođavanje?

Na temelju iskustva s procjenom ERP sustava u raznim sektorima definirati ćemo neke smjernice koje će pomoći u donošenju ovih kompleksnih odluka.

ERP konfiguracija vs. prilagodba (Customization)

Konfiguracija ERP-a je promjena postavki, definiranje nekog parametra ili neka personalizacija izvorno ugrađena u ERP softver. Postavka ili parametar može biti jednostavna kao dodavanje neke zastave (flag) ili nekog upisnog polja ili neka tablica koja definira neki popis. Personalizacija također može preurediti redoslijed u kojem su polja prikazana na obrascu ili promijeniti oznake (label) polja. Za konfiguraciju sustava obično nije potrebno programiranje kako bi se omogućile ili onemogućile ovakve postavke.

S druge strane, prilagodba (Customization) ERP sustava gotovo uvijek zahtijeva programiranje, to jest neki oblik izmjene izvornog koda sustava. Prilagodbe mogu biti npr. nove značajke koje poboljšavaju osnovne funkcionalnosti ERP-a. Mogu isto tako biti neka specifična izvješća prilagođena korisnikovim potrebama ili mogu biti neki oblik integracije između ERP-a i nekih vanjakih aplikacija.

Iako svaka tvrtka ima jedinstvene zahtjeve, dvije su stavke zajedničke: tvrtke žele projekt implementacije sukladno odobrenom proračunu i prema dogovorenom roku isporuke.

Većina konzultanata preporučuje odabir ERP sustava s “out-of-the-box” funkcionalnostima koja zahtijevaju minimalno prilagođavanje. Najbolje je napraviti testnu bazu i testirati sve potrebne funkcionalnosti kako bi se iz tako dobivenih rezultatata moglo utvrditi stvarne mogučnosti i funkcionalnosti zadanih zahtjeva.

Naposljetku, neki funkcionalni zahtjevi mogu uključivati prilagodbu ERP-a, tako da će biti potrebno procijeniti troškove i koristi prilagodbe naspram ponovnog inženjeringa poslovnih procesa ukoliko se prilagodba ne bi napravila.

Ispunjava li “out-of-the-box” svojstvo ERP-a poslovne zahtjeve?

Kako bi ogovorili na ovo pitanje, važno je napraviti ERP demonstraciju. Korisnici tada mogu utvrditi hoće li demonstrirana funkcionalnost doista zadovoljiti njihove zahtjeve.

Na primjer, zahtjev može biti “sposobnost sustava da kupcima pošalju račun koja prikazuje i adresu za naplatu i adresu za dostavu nakon što je primljena narudžbenica”. Ukoliko demonstracija otkrije kako račun s “out-of-the-box” funkcionalnostima prikazuje samo adresu za naplatu, tada bi se tražila prilagodba sustava prema traženoj funkcionalnosti.

Ispunjava li standardna konfiguracija poslovne zahtjeve?

Gotovo je nemoguće znati svaku postavku u ERP sustavu i kakav če biti njezin rezultat. Zbog toga je važno napisati demo skripte za ERP dobavljače kako bi ih potaknulo da korisnicima pokažu kako točno njihov sustav ispunjava neki zahtjev.

Ukoliko dobavljač ne pokaže kako se njegov sustav može konfigurirati za ispunjavanje postavljenih funkcionalnih zahtjeva, na kraju demonstracije može biti dovoljno vremena za sesiju pitanja i odgovora, te dogovaranje potrebni koraka kako bi se implementiralo zadovoljavajuće rješenje.

Ovisno o opsegu konfiguracije, možda će biti potreban naknadni demo prikaz, tako da dobavljač može demonstrirati sustav s već konfiguriranim postavkama. Ukoliko je korisnik zadovoljan načinom na koji je ispunjen zahtjev, tada konfiguracija treba biti dokumentirana kako bi se mogla staviti u testiranje i na kraju u produkciju.

Ukoliko tvrtka odbije “out-of-the-box” konfiguraciju, onda se postavlja sljedeće pitanje…

Postoji li proračun za prilagodbu (Customization)?

Odgovor bi mogao biti jednostavan da ili ne, ali najčešće nije baš tako, te će vjerojatno ovisiti o nekoliko čimbenika.

Možda su se u proračunu ERP projekta izdvojila određena sredstva za prilagodbu. Ovisno o veličini proračuna za prilagodbu, možda će se trebati odrediti koji su zahtjevi za prilagodbu softvera najveći prioritet.

Bez obzira na proračun, koliko je prilagodba prikladna? Iako prilagođavanje novog ERP sustava u skladu s potrebama zvuči poželjno, to također ima i neke posljedice.

Na primjer, ukoliko se koristi Cloud ERP rješenje tamo su nadogradnje obavljaju automatski, tada prilagodbe mogu uzrokovati probleme s kompatibilnošću. U stvari, buduće nadogradnje mogu prebrisati ili biti u koliziji s ranije prilagođenim kodom.

Osim činjenice da prilagođavanje zahtijeva dizajniranje, razvoj, implementaciju i testiranje, prilagođavanje također predstavlja rizik prilikom bilo koje buduće nadogradnje.

Kada se koristi lokalno postavljeno ERP rješenje, nadogradnja prilagođenog nekog segmenta ERP također će biti izazovna. Izvođenje provjera sposobnosti i rješavanje problema bit će još jedna prepreka za dodavanje u ionako naporan proces nadogradnje na lokalno postavljenom ERP-u.

Možete li ponovno izvesti neke svoje procese?

Iako ste možda već preradili mnoge svoje poslovne procese prije odabira ERP-a, kroz vašu evaluaciju može se prikazati više mogućnosti za poboljšanje. To je posebno istinito ukoliko ustanovite kako neki od vaših zahtjeva nisu vrijedni vremena i truda za prilagodbu.

Mnoge tvrtke vole izbjegavati poboljšanja poslovnih procesa jer znaju kako će se njihovi zaposlenici odupirati promjenama. Međutim, kada alternativa prelazi proračun s prilagodbama ili uopće ne ispunjava neki zahtjev, tada poboljšanje poslovnih procesa počinje izgledati mnogo privlačnije.

Uostalom, upravljanje organizacijskim promjenama je uvijek opcija. Upravljanje promjenama pomaže u pripremi zaposlenika za nove procese i tehnologiju, a bitno je čak i za tvrtke koje izvode široku transformaciju poslovanja.

Ponovno pregledajte zahtjev i osigurajte njegovu valjanost

Ukoliko se čini kako zahtjev ne može biti ispunjen unutar postojećeg okvira, na način da se izmjeni konfiguracija, te prilagođavanjem ili poboljšanjem nekog poslovnog procesa, vrijeme je da se ponovno procijeni zašto baš postoji takav zahtjev. Je li to baš zahtjev ili je to ograničenje naslijeđenog sustava? Hoće li još uvijek postojati potreba nakon implementacije?

Odaberite pravi sustav za minimiziranje prilagodbe

Konačno, ukoliko ste potrošili određeno vrijeme na pripremu i za odabir prihvatljivog ERP-a, imat ćete jasne poslovne zahtjeve koji odražavaju konkurentsku prednost vaše tvrtke i strateške ciljeve. Kao rezultat toga, nećete gubiti vrijeme procjenjujući sustav koji bi na kraju zahtjevao široke prilagodbe i skupe dorade.

U idealnom slučaju, svi ERP sustavi koje procjenjujete udovoljiti će većini vaših zahtjeva bilo putem osnovnih “out-of-the-box” funkcionalnsoti ili putem manje ili veće prilagodbe postojećih funkcionalnosti.