Zaposlenici, poslovni procesi, tehnologija
Iako se čini kako mnoge organizacije imaju barem osnovno razumijevanje važnosti integriranja zaposlenika, poslovnih procesa i instalirane tehnologije ostaje nesporna činjenica kako mnogi nemaju potpuno razumijevanje onoga što to u stvari uključuje.
Organizacije mogu povećati svoje razumijevanje uspjeha buduće ERP implementacije radeći s nezavisnim ERP savjetnikom na izradi holističkog plana projekta.
Tehnički aspekti implementacije često su lakši od redesigna procesa i organizacijskih promjen
Organizacijske promjene su teške jer se ljudi prirodno opiru promjenama. Zaposlenici mogu odbiti naučiti nove procese ili mogu negativno govoriti o ERP projektu među suradnicima.
Najteži dio upravljanja organizacijskim promjenama (Organizational Change Management ili OCM) je prepoznavanje i uklanjanje prepreka koje sprečavaju zaposlenike da koriste novi ERP. To uključuje opsežnu komunikaciju i obuku usmjerenu na razvoj novih organizacijskih digitalnih kompetencija. Konzultanti u takvim slučajevima obično preporučuju izradu plana upravljanja organizacijskim promjenama prije nego što započne odabir ERP-a.
Ne smije se nikako dozvoliti da se izazovi uvođenja novih tehnologija odvoje od ljudi i od izazova budućih promjena. Potrebno se usredotočiti na sve komponente uspjeha implementacije ERP-a, istovremeno dajući veliku pozornost na ljude i procese.
Najčešći scenarij odabira ERP-a je nadogradnja postojećeg ERP-a
Nadogradnja ERP-a obično nije tehnički zahtjevna kao cjelovita ERP implementacija. Odlukom o nadogradnji trenutnog ERP sustava može se posvetiti više pozornosti ljudima i procesima umjesto da se ERP potpuno zamijeni nekim novim.
U posljednje vrijeme sve veći broj organizacija fokusira se na upravljanje promjenama, a tada imperativ poboljšanja fokusira se na unaprjeđenje ključnih poslovnih procesa. To ukazuje da organizacije sve više razumiju važnost ljudi i procesa, a razlog zbog kojeg provode nadogradnju ERP-a može biti taj što im omogućuje da se lakše posvete intenzivnom fokusu na spomenute čimbenike uspjeha.
Uz fokus na upravljanju promjenama i upravljanju poslovnim procesima (Business Process Management ili BPM), vođenim od strane ERP savjetnika organizacije će brže, jednostavnijei jeftinije postići poslovne koristi koje očekuju i izbjeći će prekoračenja odobrenih proračuna i vremenskih rokova.
Iako ERP nadogradnja nije najbolji izbor za svaku organizaciju, to je opcija koju bi svaka organizacija trebala barem razmotriti prije donošenja bilo koje odluke. Tijekom odlučivanja o različitim opcijama organizacija ima priliku definirati organizacijske ciljeve i odrediti koje su joj funkcionalnosti ERP-a potrebna za postizanje tih ciljeva. Vrlo često se događa kako organizacije otkriju kako novija verzija njihovog trenutnog ERP-a pruža sve potrebne funkcionalnosti za postizanje njihovih organizacijskih ciljeva.
Gotovo sve organizacije su poboljšale svoje poslovne procese u sklopu implementacije ERP-a
To vjerojatno ukazuje kako mnoge organizacije razumiju važnost usklađivanja nove tehnologije s poslovnim procesima budućnosti.
Prema iskustvu može se konstatirati kako nova tehnologija donosi najviše prednosti kada podržava dobro osmišljene i učinkovite poslovne procese koji su zaposlenicima razumljivi. Kada organizacije ne optimiziraju svoje poslovne procese ili odaberu tehnologiju koja ne može podržati tako optimizirane procese njihov novi ERP nije u mogučnosti izvršiti očekivanu poslovnu transformaciju.
Najpopularniji pristup je implementacije novog ERP-a je u fazama
Kod implementacije ERP-a velike se globalne organizacije često suočavaju s više izazova upravljanja organizacijskim promjenama u odnosu na manje organizacije. Implementacija novog ERP sustava u fazama daje velikim organizacijama više vremena za rješavanje problema koji postoje i procesuiraju probleme pojedinih poslovnih jedinica ili lokacija.
Ukoliko bi istovremeno željeli izvršiti implementaciju u svim poslovnim jedinicama kao i na svim poslovnim lokacijama trebalo bi se koordinirati provođenje promjena sa svim ljudima i obraditi sve probleme odjednom što je vrlo zahtjevno i teško, a ponekad i nemoguće.
Ovakvo razmatranje može biti jedan od ključnih razloga zašto mnoge organizacije koriste postupni pristup implementaciji.
Iako se upravljanje promjenama i upravljanje poslovnim procesima obično rješava prije implementacije uvijek postoje dugotrajni problemi – ili novi problemi – koji nastaju nakon što novi ERP sustav uđe u produkciju. Neki od zaposlenika i problema s poslovnim procesima koji se pojavljuju u organizacijama nakon implementacije novog ERP-a uključuju zaostali otpor promjenama i potrebu za jačanjem procesa i sistemske obuke.
Iz iskustva je poznato kako je najbolje i najjednostavnije započeti faznu implementaciju s poslovnom jedinicom koja je najviše oduševljena implementacijom novog ERP-a. To će potaknuti ostatak organizacije i olakšati implementaciju ERP-a.
Vrlo mali broj organizacija koristi ERP savjetnike za usluge Organizational Change Management (OCM) ili Business Process Management (BPM) i nije slučajno što je onda mali broj organizacija realiziralo očekivane poslovne koristi
Na primjer, prema nekim istraživanjima samo 19% organizacija koje su očekivale kako će implementacijom novog ERP sustava ostvariti koristi povezane s rastom i konkurentskom prednošću zapravo su i ostvarile te prednosti.
Otkrili smo kako je nedostatak ostvarivanja koristi često povezan s ne adekvatnim upravljanjem promjenama i neučinkovitim upravljanjem poslovnim procesima. Iako većina organizacija uvođenjem novog ERP-a poboljša svoje poslovne procese, mnoge od njih vjerojatno izaberu ne učinkovitu metodologiju – ili nikakvu metodologiju – jer nisu tražile pomoć i vodstvo iskusnih ERP savjetnika.
BPM metodologija koja se uobičajeni koristi uključuje sve zainteresirane strane iz cijele organizacije što potiče suradnju i omogućava međusekcionalnu učinkovitost. Primjena BPM-a osigurava se organizacijama da se usredotoče na optimizaciju poslovnih procesa prije ERP izbora kako bi mogle odabrati tehnologiju koja je u skladu s njihovim budućim poslovnim dizajnom.