Uvod

Controlling ljudskih resursa ili HR Controlling obuhvaća planiranje, procjenu i upravljanje radnim učinkom, te ukupnim radom zaposlenika. Važno je, s jedne strane, ispitati unutarnju strukturu organizacije, ali i vanjske tržišne uvjete.

Za kvalitetnu kontrolu ljudskih resursa bitno je kako se zaposlenici mogu definirati kao troškovni faktor, potencijal stvaranja vrijednosti i interesna skupina. HR Controlling osigurava da se konkurentske prednosti mogu razviti dok se rizici za tvrtku mogu prepoznati i izbjeći u ranoj fazi.

HR Controlling se bavi strateškom integracijom ljudskih resursa u ispunjavanju korporativnih ciljeva, kao i mjerenju njihovog doprinosa novoj vrijednosti. Takav pristup stvara transformaciju zastarjelih, reaktivnih, HR odjela u uvođenje nove funkcije HR poslovni partner (HR business partner) koji aktivno sudjeluju u donošenju svih važnih odluka unutar organizacije.

Pružanje relevantnih informacija omogućuje HR Controlling-u poboljšanje strateškog upravljanja ljudskim resursima. Kako bi lako pristupili i brzo analizirali velike količine podataka, odjeli za ljudske resurse danas ne mogu uspješno funkcionirati bez odgovarajućeg specijaliziranog IT programskog rješenja.

Zadaci

Zadaci HR Controlling-a uključuju:

  • Osigurati izvješćivanje,
  • Izrada transparentnosti,
  • Povećanje učinkovitosti,
  • Određivanje doprinosa svih mjera ljudskih resursa.

Ciljevi

Konačni cilj primjene HR Controlling-a je stvaranje i provedba brzog i učinkovitog sustava ljudskih resursa (planiranje, zapošljavanje, odabir, procjena, nagrađivanje i osposobljavanje zaposlenika), što će osigurati tvrtki ekonomski i socijalno uravnotežen rad za izvršavanje postavljenih kratkoročnih i dugoročnih ciljeva, to jest postizanja očekivane profitabilnost i konkurentnost na tržištu, te zadovoljenje potreba zainteresiranih strana (vlasnika, zaposlenika, kupaca, izvođača, potrošača, države, javnosti itd.).

Upravljanje ljudskim resursima uključuje planiranje, procjenu i kontrolu rada zaposlenika. U smislu HR Controlling-a zaposlenici se mogu definirati kao troškovni faktor, potencijal dodane vrijednosti, te kao interesna skupina. Upravljanje ljudskim resursima osigurava razvoj konkurentske prednosti i rano prepoznavanje i izbjegavanje rizika za tvrtku.

Koncept

Koncept HR Controlling-a temelji se na upotrebi operativnog i strateškog kontrolinga:

Organizacija upravljanja

Postoje dva različita pristupa nadležnosti HR Controlling-a.

U prvom pristupu zadatke obavlja centralni Controlling dok u drugom pristupu unutar HR organizacionog dijela postoji dio Controling-a koji je usko specijaliziran za HR Controlling.

Svaki pristup ima svoje prednosti i mane, ali najbolje rješenje u smislu holističkog pristupa kontrole, je pripadnost centralnom Controlling-u. Ovaj pristup osigurava da izvješća o ljudskim resursima dolaze u uobičajenom korporativnom stilu što obično osigurava njihovu dobru vidljivost i čitljivost. Osim toga, zaposlenici Controlling-a su najuspješniji kada je riječ o grupiranju i filtriranju podataka iz sustava. Iznimno je važno da se ključni podaci redovito analiziraju zajedno s odjelom ljudskih resursa.

Alati

Među glavnim alatima HR Controlling-a su:

Uz pretpostavku brzog određivanja odlučujućih kvantitativnih i kvalitativnih pokazatelja ljudskih resursa kontroliranje resursa je učinkovito sredstvo za analizu, procjenu i reguliranje upravljanja ljudskim resursima.

Instrumenti

U području upravljanja ljudskim resursima poznati su sljedeći instrumenti:

 

U praksi se često događa da izvješća budu temeljena na „tvrdim“ činjenicama koja vrlo često zamagle stvarno stanje. Najčešće je ključna brojka apsolutni broj zaposlenih pa se tada interpretira kako je broj zaposlenih smanjen ili se ne povećava unatoč npr. rastu prodaje. Kadrovske usluge su tada možda jednostavno kupljene izvana pa čak budu i djelomično skuplje nego što bi to bio trošak internih zaposlenika. Područja kao što su zadovoljstvo zaposlenika, te vještine osoblja kao i poticaji putem bonusa i provizija su ključna pitanja koja vrlo često budu zanemarena od strane managementa a vrlo često mogu stvoriti bitnu razliku u odnosu na konkurenciju.

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI)

Osnovno je kako su ključni pokazatelji uspješnosti (Key Performance Indicators – KPI) strateški pokazatelji. To ne znači da je KPI sve što se može mjeriti u ljudskim resursima. Samo mjerljivi podaci koji imaju izravnu vezu s organizacijskom strategijom mogu se nazvati KPI. Ključni pokazatelji uspješnosti upravljanja ljudskim resursima su vrijednosti koje se koriste kako bi se vidjelo kako HR doprinosi ostatku organizacije. To znači da KPI-i za ljudske resurse mjere uspješnost HR-a u ostvarivanju HR strategije za organizaciju.

Strategija upravljanja ljudskim resursima slijedi organizacijsku strategiju. Drugim riječima, HR KPI-ji odražavaju organizacijsku uspješnost HR-a, jer su definirani na temelju ishoda ljudskih resursa koji su relevantni za postizanje poslovnih ciljeva. Ti su poslovni ciljevi često formulirani u Balanced Scorecard-u.

Kao što smo naveli primjena kontrole ljudskih resursa u nekom sektoru ili nekoj industriji je planirati, analizirati i upravljati ​​razvojem odlučujućih kvantitativnih i kvalitativnih KPI kao što su:

  • broj djelatnika za ljudske resurse u odnosu na ukupan broj zaposlenika,
  • profesionalno struktura i razina kvalifikacije zaposlenika,
  • prihodi po zaposleniku,
  • prosječna plaća,
  • troškovi po zaposleniku,
  • prosječan radni staž,
  • prosječan broj sati obuke po zaposleniku,
  • ostvarena dodana vrijednost po zaposleniku,
  • usavršavanje i razvoj zaposlenika,
  • prosječan broj dana odmora po zaposleniku.

Ljudski resursi mogu definirati veliki broj KPI-ja kako bi se postigao određeni poslovni cilj. Svaki od tako definiranih KPI-a može se podijeliti na manje ciljeve. Da bi ostvarili strategiju upravljanja ljudskim resursima, najbolje je da se ti KPI-ji međusobno usklade, te da se nadopunjavaju. Međutim, ponekad se događa da se sukobljavaju. Na primjer, ukoliko je potrebno smanjiti troškove u proračunu za učenje i razvoj, a istovremeno nastojati potaknuti inovacije, biti ćete suočeni s teškim izborom. Strateški izazov je poticanje inovacija uz smanjenje proračuna za obuku. Ovo je dobar primjer kako KPI-ji pomažu ljudskim resursima da ostvari svoje strateške ciljeve i doprinose ciljevima ostatka organizacije.

KPI-ovi koji se koriste u organizaciji su jedinstveni za svaku pojedinu organizaciju. Svaka organizacija je različita pa bi slijedom toga KPI-ji trebali bi odražavati tu jedinstvenost.

U nastavku je popis dodatnih KPI-a ljudskih resursa koji mogu pridonijeti postizanju strategije organizacije:

  • Stopa odsustva (Absence rate)

Stopa izostanaka u organizaciji obično se izračunava dijeljenjem broja radnih dana u kojima je zaposlenik bio odsutan za njihov ukupan broj radnih dana.

  • Troškovi odsustva (Absence cost)

Ukupni trošak odsutnosti izračunava se uključivanjem plaće zaposlenika, odsutnosti troškova upravljanja i troškova zamjene. Ovaj KPI je posebno relevantan za europske zemlje s jakim sindikatima i visok stupanj zaštite zaposlenika.

  • Zadovoljstvo nagrađivanjem (Benefits satisfaction)

Zadovoljstvo naknadama za nagrađivanje obično se mjeri putem ankete o angažmanu zaposlenika. To može biti vrlo važno za smanjenje fluktuacije zaposlenika.

  • Stopa produktivnosti zaposlenika (Employee productivity rate)

Iako je ovo srazmjerno komplicirano izračunati, ona govori nešto o kapacitetu rasta u smislu proizvodnje ljudskog kapitala.

  • Indeks zadovoljstva zaposlenika (Employee satisfaction index)

Zadovoljstvo zaposlenika mjeri se kroz stavove zaposlenika i ankete o angažmanu. Nezadovoljstvo je važan uzrok fluktuacije zaposlenika.

  • Indeks angažmana zaposlenika (Employee engagement index)

Angažman zaposlenika također se mjeri putem anketa o stavu ili angažmanu. Visok angažman zaposlenika predviđa veću produktivnost, bolju korisničku uslugu, manji promet i mnoge druge relevantne i pozitivne rezultate.

  • Indeks inovativnosti zaposlenika (Employee innovation index)

Inovacija se također mjeri anketama o stavu ili angažmanu. Inovacija je sve češće ključni pokretač poslovnog uspjeha.

  • Stopa interne promocije (unapređenja) zaposlenika (Internal promotion rate)

Ovaj KPI se mjeri dijeljenjem broja viših funkcija (unapređenja) koje su ispunjene kroz internu promociju s ukupnim brojem popunjenih viših pozicija. Unutarnja zaposlenja su često brža, smanjuju rizik od lošeg najma i duže ostaju na poslu.

  • Postotak troškova radne snage (Percentage of cost of the workforce)

To je izračun koja uzima troškove radne snage te ih dijeli na ukupne troškove s kojima se organizacija suočava. Ovaj KPI, iako ne često korišten, može se koristiti za smanjenje troškova ili za poboljšanje automatizacije/robotizacije u organizaciji.

  • Kvaliteta zapošljavanja (Quality of hire)

Kvaliteta zapošljavanja je postotak novih zaposlenika koji dobiju dobru ocjenu od managementa tijekom pregleda učinka. Kvaliteta zapošljavanja ukazuje na to koliko je HR učinkovit u zapošljavanju i odabiru kandidata. Dosljedno održavanje visoke kvalitete zapošljavanja omogućuje organizaciji da postigne svoje strateške ciljeve.

  • Stopa prometa (Turnover rate)

Promet (ulaz i izlaz) zaposlenika u nekoj organizaciji  je uobičajen izračunati podatak, ali i važan KPI, jer visoki promet može biti vrlo skup sa npr. troškova uvođenja u psao, smanjenje efikasnosti, itd..

  • Stopa nepropisnog prometa (Involuntary turnover rate)

Nije svaki promet dobrovoljan. To je broj otkaza koje iniciraju poslodavci kao postotak ukupnih otkaza.

  • Stopa dobrovoljnog prometa (Voluntary turnover rate)

To je broj otkaza koje inicira zaposlenik kao postotak ukupnih otkaza.

  • Neželjena stopa prometa (Unwanted turnover rate)

Nisu svi prometi zaposlenika loši. Obično je pozitivan kada loši zaposlenici odu. To je broj dobrih zaposlenika koji odlaze kao postotak svih zaposlenika.

  • Učinkovitost osposobljavanja (Training effectiveness)

Obuka mora biti učinkovita za postizanje svojih ciljeva.

  • 90 ili 180 dnevna stopa odlazaka (90 or 180-day quit rate)

To je broj zaposlenika koji odlaze u roku od 3 ili 6 mjeseca (može biti i neki drugi vremenski period). Postotak s dvoznamenkastim brojem već je vrlo loš. Posao HR-a je da zaposli prave ljude, ukoliko se to ne učini biti će to negativan mjerljiv učinak na organizacijsku učinkovitost. Ovo je ključni KPI za zapošljavanje.

Kvalitetni KPI trebali bi imati slijedeće značajke:

  1. Ograničeni broj

Potrebno se usredotočiti samo na nekoliko ključnih pokazatelja uspješnosti. Fokusirati se treba na osnovne dok ostatak treba zanemariti i upotrebljavati ih samo po potrebi. Ostaje opće pravilo: što manje, to bolje.

  1. Dovoljno detaljan

Trebalo bi ih moći detaljno obraditi. Npr. Zašto ne ispunjavamo naš cilj zapošljavanja? Koje su skupine najskuplje za regrutiranje? Detaljiziranjem možete lakše predvidjeti budući uspjeh i vidjeti gdje nedostaje napredak.

  1. Jednostavno

Korisnici trebaju razumjeti KPI. Ukoliko nisu jednostavni, teško ih je iskomunicirati i usredotočiti se na bitno.

  1. Mogu se odraditi

Razlog zašto se HR fokusira samo na KPI koji se odnose na ishode ljudskih resursa je da mogu utjecati na njih. HR nije odgovoran za prihode ili prodajne uspjehe. Potrebno se usredotočiti samo na KPI-jeve koji mogu utjecati na ishode.

  1. Vlasništvo

Svaki KPI treba imati vlasnika. Vlasnik KPI će biti nagrađen u slučaju uspjeha i bit će odgovoran ako ne uspije pogoditi cilj.

  1. Povezan

KPI treba biti povezan s željenim ishodom. Kada govorimo o poslovnim ciljevima, KPI za ljudske resurse moraju biti povezani s tim poslovnim rezultatima. Neće se izravno ostvariti uštede troškova unajmljivanjem boljih izvođača.

Zapošljavanje dobrih radnika je od vitalnog značaja, ali to ne bi trebao biti glavni fokus kada tvrtka treba smanjiti troškove kako bi preživjela. To je važnije jer pomaže u ispunjavanju strategije tvrtke.

Rekapitulacija upravljanja ljudskim resursima

Treba napomenuti kako je upravljanje ljudskim resursima nažalost u mnogim tvrtkama danas zanemareno. Trendovi vrlo jasno pokazuju kako je upravljanje ljudskim resursima jedno od ključnih pitanja u bliskoj budućnosti. Ukoliko analiziramo samo jednom račun dobiti i gubitka mnogih tvrtki otkrit ćemo kako su troškovi osoblja najčešće najveći operativni (OPEX) trošak.

Međutim, mnoga izvješća ograničavaju se i zadržavaju samo na broju i troškovima osoblja. Nema sumnje kako su ljudski resursi najvrjednija imovina u poduzeću, te sukladno tome trebali bi zauzeti važno mjesto u svakom izvješću o poslovanju neke tvrtke.

Vrlo je važno da se upravljanje ljudskim resursima transformira iz primarno administrativnog i operativnog u strateškog partnera. Ključna područja su postupak i način zapošljavanja, politika nagrađivanje, odnosi s managementom , te postupci i ponašanje zaposlenika. Nesporno je kako odluke koje donese ljudski resursi utječu na organizaciju na pozitivan ili na negativan način, a tada je bitno izabrati odluke koje će maksimizirati pozitivne promjene, a minimizirati negativne promjene.