ERP implementacije sve više dobivaju na značaju. Budući kako management postaje svjesniji nepostojanosti stanja na tržištu i neprestanih promjena korisničkih navika, te kako se sve lošije snalaze u onome što bi se moglo dogoditi u budućnosti ponovo počinju razmišljati o ulaganjima u nove IT sustave koji bi im pomogli u tome.

Kako bi ubrzali promjene shvaćaju kako će ih iza sebe ostaviti njihovi konkurenti koji mogu brže isporučiti, pružiti 24/7 pristup usluzi/proizvodu. itd., pa počinju razmišljati o ulaganju u tehnologiju. U zadnje vrijeme postoji nagli porast zahtjeva za odabirom sustava i pomoći pri upravljanju projektima za nadogradnje i implementacije.

Implementacije ERP-a rijetko ne uspiju u definiranju i pripremi ali često ne uspiju u provedbi. Gotovo svatko je čuo neku užasnu priču o neuspjeloj implementaciji ERP-a – dobavljaču koji nije mogao isporučiti, kupcu koji nije mogao shvatiti što je potrebno, provedbi u kaosu, itd.

Glavni ključevi uspjeha za ERP implementaciju

  1. Usredotočiti se na samo nekoliko ključnih kriterija – Iako je prirodno misliti kako je svaki komad funkcionalnosti kritičan (ili zašto ga ne uključujete jer ionako trošite novac na novi sustav) radije napravite korak natrag i usredotočite 80% svojih resursa na 20% funkcionalnosti (Pareto pravilo) koje pokreću poslovanje. Koji su pokretači stvaranja profita važni? Koji su zahtjevi kupca ključni za uspjeh? Ima li vaše poslovanje nešto po čemu se suštinski razlikuje od drugih? Kako će funkcionalnost ERPa riješiti ove kritične čimbenike uspjeha?
  2. Ljudi – Ništa drugo nije važno ukoliko pravi ljudi nisu u timu. Kao i kod svakog projekta općenito, uspjeh počinje i završava vodstvom i naravno ljudima! Pri implementaciji ERP-a vjerojatnost je 99,9% da će nešto poći po zlu tijekom implementacije i samo ukoliko postoje pravi ljudi na pravim pozicijama (ubimplementacijskom timu, usmjerenom na upravljanje promjenama, vođenje organizacije itd.) oni će pretvoriti potencijalna uska grla u zanemarive i lako rješive prepreke.
  3. Funkcionalno vođenje – Projekt mora biti vođen osnovnim poslovnim funkcijama u kojem IT komponenta organizacije mora biti sastavni dio procesa. Stvarni posao mora voditi proces implementacije kako bi bio siguran da je fokusiran na ključne elemente implementacije koji će podržati poslovanje. Stoga je pronalaženje voditela projekta ERP implementacije ključno za uspjeh implementacije. Na primjer, ukoliko je implementaciju ERP-a vodila IT služba rukovoditelji poslovnih jedinica (npr. prodaja, nabava, računovodstvo, itd.) krivili bi za probleme u implementaciji, ali i ubprodukcijskom radu nedostatak poslovnog znanja IT službu bez obzira jeli ih IT mogao spriječiti. Umjesto toga, ako su rukovoditelji poslovnih funkcija vodile implementaciju, unaprijed su postavljale poslovna pitanja i pokušavali prilagoditi sustav svojim specifičnim potrrbama. U tim slučajevima ukoliko IT sistav nije bio cjelovit problemi koji su se željeli rješiti obično se ne rješavaju uspješno ili na najisplativiji i najučinkovitiji način. Optimalno rješenje dogoditi će se samk kada je postojala kolaboracija IT službe i poslovnih funkcija.
  4. Upravljanje promjenama (Change Management) – Implementacija novog ERPA jedna je od najznačajnijih inicijativa za upravljanje promjenama u koju organizcija može krenuti. Ljudi se mijenjaju, procesi se redefiniraju, a sustav se mijenja – nije mnogo ostao isti. Stoga je upravljanje promjenama od vitalnog značaja za uspjeh. Iako je upravljanje promjenama uvjet za uspjeh nije potrebno da voditelj projekta i projektni tim budu stručnjaci u upravljanju promjenama. Umjesto toga, vodstvo je ključno, komunikacija treba biti poticajna, potrebni je pružiti što je više moguće pojedinosti i jasnoće o budućem stanju. Sudionicima u projektu potrebni je priopćiti plan puta kako bi se došlo do budućeg stanja,
  5. Obuka i edukacija – Ovu temu nikako ne treba zanemariti. To je jedini način da se osigura postizanje poslovnih rezultata. Nikako se ne smije fokusirati samo na upute kako. Prilikom implementacije želimo da ljudi razmišljaju, postavljaju pitanja i rade kao tim za postizanje očekivanih poslovnih rezultata. Dakle, procese treba definirati i razumjeti. osobito je važno kako će se mijenjati svakodnevne obveze svakog zaposlenjka? Shvaćaju li budući poslovni proces? Razumiju li kako će obavljati svoje funkcije u novom sustavu? Znaju li prepoznati i riješiti pogreške u svom dijelu sustava? Znaju li kako pokrenuti dobivanje izvješća iz novog sustava? Jednostavna pitanja, ali često se zanemaruju i tada stvaraju probleme gdje ih ne bi trebalo biti.

Kako organizacije nadograđuju i implementiraju nove IT sustave imati će priliku iskoristiti tehnologiju za poboljšanje zadovoljstva korisnika/klijenata/kupaca, smanjivanje troškova, povećanje prihoda i povećanje profitnih marži.