Poslovna transformacija je strategija upravljanja promjenama koja se može definirati kao bilo koji pomak ili temeljna promjena u poslovnim operacijama. Primarni cilj poslovne transformacije je napraviti promjene u procesima, ljudima ili sustavima (tehnologiji) kako bi se neka organizacija bolje uskladila sa svojom poslovnom strategijom i vizijom.

Postoje brojni razlozi zbog kojih bi nekoj organizaciji trebala transformaciju. Na primjer, uvođenje nove tehnologije, znatnije promjene na tržištu, generiranje niskog profita i/ili prometa, kao i spajanje i preuzimanje.

Poslovna transformacija može uključivati promjene u cijeloj organizaciji, kao što je to slučaj spajanja i preuzimanja ili može uključivati promjenu određene funkcije, kao što su npr. IT, Prodaja, HR ili Financije. Na primjer, želja za većom učinkovitošću može potaknuti provedbu novog financijskog sustava u organizaciji.

Vrste poslovnih transformacija

U jednom od svojih prikaza o transformaciji poslovanja Harvard Business Review opisuje tri vrste poslovnih transformacija:

  1. O P E R A T I O N A L – promjene u načinu na koji se dosada radilo, a koje za cilj imaju bolje, brže ili jeftinije poslovanje, na primjer digitalna transformacija.

Američki proizvođač automobila General Motors (GM) je dobar  primjer tvrtke koja je uspješno prošla operativnu poslovnu transformaciju. GM je preokreno cijeli svoj pristup IT-u na način da je u jednom kraćem roku zaposlio više od 10.000 IT stručnjaka kako bi u potpunosti izbjegao dotadašnji  outsourcing IT-a. Rezultat je bio deset puta veća produktivnost i 1000 posto više dostupnih podataka nego što su ih do tada imali.

  1. C O R E   T R A N S F O R M A T I O N – promjena koja uvodi potpuno drugačiji način rada.

Suprotno prethodnom primjeru tvrtka Netflix je savršena ilustracija core transformacije. Netflix je svoj model poslovanja s najmom DVD usluge putem pošte transformirao na online streaming usluge. Danas je Netflix jedna od najuspješnijih tvrtki za zabavu s više od 100 miliona pretplatnika diljem svijeta, te su poslovanje proširili na izvorno stvaranje sadržaja u obliku proizvodnje filmova i serija.

  1. S T R A T E G I C – promjena koja organizaciji donosi novi fokus.

Tvrtka Apple je primjer strateške transformacije kada se u trenutku suočavanja s velikim problemima početkom 1990-ih pokrenula veliku promjenu smjera tvrtke pod vodstvom Steve Jobs te se usredotočila na stvaranje iznimno uspješno dizajniranih potrošačkih proizvoda s vrlo visokom cijenom.

CILJEVI TRANSFORMACIJA POSLOVANJA

Poslovna transformacija razlikovat će se među organizacijama ovisno o ciljevima i strategijama poslovanja. Poslovna transformacija može biti usmjerena na jedno od sljedećeg:

  • Integracija nakon preuzimanja (Post merger integration),
  • Smanjivanje troškova (Cost optimization),
  • ERP implementacija,
  • Centri za dijeljenje usluga, npr. IT, financije, HR, nabava (Shared Service Centers),
  • Izvoz, outsourcing, insourcing,
  • Optimizacija lanca opskrbe (Supply Chain Optimization),
  • Globalna normizacija procesa (Global Standardization of Processes).

PROGRAMI TRANSFORMACIJE POSLOVANJA

Postoji mnoštvo razloga zbog kojih bi organizacija mogla proći kroz poslovnu transformaciju. Danas je promjena postala jedina konstanta poslovanja. Visoko konkurentni tržišni uvjeti i brzo razvijajuće tehnologije mijenjaju lice tradicionalnih poslovnih modela i mijenjaju očekivanja zaposlenika i potrošača.

Mogućnost prilagodbe promjenama ključna je za organizaciju koja žele osigurati konkurentsku prednost. Organizacije stoga žele postati agilnije kako bi mogle prilagođavati svoje uvjete poslovanja kao odgovor na stalnu promjenu.

Prioritetni faktori transformacije

  1. Tehnologija promjena (Technology change) – kroz tehnološki napredak organizacije traže načine za iskorištavanje novih prilika za poboljšanje poslovanja, bilo da se radi o premještanju u sustav koji se temelji na oblaku ili automatizacije određenih procesa ili nešto treć
  2. Povećanje efikasnost (Efficiency drive) – ukoliko se zadaci i ciljevi organizacije ne ispune tada se transformacija pokreće kako bi se pronašli učinkovitiji načini rada. To može uključivati procjenu procesa i uklanjanje uskih grla ili neučinkovitih procesa, promjenu postojećih organizacijskih struktura i/ili timova ili digitalnu transformaciju s integracijom novih tehnologija.
  3. Smanjenje troškova (Cost reduction) – visoki troškovi ili potreba za uštedama troškova mogu potaknuti promjenu unutar organizacije kako bi se smanjili troškovi, bilo u određenim područjima ili u cijelom poslovanju.
  4. Nedostatak poslovnog rasta (Lack of business growth) – trenutne operacije možda ne dopuštaju organizaciji vrijeme i resurse da se usredotoče na inovacije i razvoj poslovanja.
  5. Spajanje ili preuzimanje (Merger or acquisition) – kada se organizacije s različitim pristupima i kulturama spajaju tada je potrebno spojiti imovinu i aktivnosti, na primjer, različite IT sustave, financijske funkcije, prostore, prodaju i marketing, različite dobavljače, itd.
  6. Novo poslovni vodstvo (New business leadership) – novi upravljači tim možda želi promijeniti trenutnu organizaciju kako bi uskladili preferirane načine rada ili zbog uvođenja provedbe nove strategije ili cilja.
  7. Nisko zadovoljstvo kupaca (Low customer satisfaction) – ukoliko trenutni kupci nisu zadovoljni proizvodima/uslugama, te su stope zadržavanja kupaca niske tada organizacija može nastojati identificirati načine kako prilagoditi svoje poslovanje kako bi bolje mogli zadovoljiti potrebe kupaca.
  8. Povećanje očekivanja kupaca (Rising customer expectations) – potreba za transformacijom poslovanja može biti potaknuta potrebom da se zadovolji veća očekivanja kupaca, na primjer za bolju brzinu ili prilagodbu željama kupaca.
  9. Politička klima (Political climate) – promjena u političkoj klimi, na primjer Brexit ili uvođenje neke nove politike ili uredbe koja utječe na poslovanje može potaknuti potrebu za promjenom unutar organizacije.

KLJUČNI KORACI TRANSFORMACIJE

Nijedna poslovna transformacija nikad nije ista. Međutim, postoje ključni koraci koji su ključni za svaki plan upravljanja promjenama. Okvir poslovnog transformacije trebao bi obuhvaćati sljedeće:

  1. Strategija (Strategy)

Organizacija koja želi provesti promjenu imat će viziju onoga što želi. Vizija bi trebala biti usklađena sa strateškim ciljevima i poslovnim slučajem. Izrada strategije počinje s definiranjem gdje organizacija želi biti (ciljni operativni model), gdje je danas, te način na koji i kako može premostiti jaz između ta dva stanja. Kako bi se razumjelo sadašnje stanje poslovanja poželjno je mapirati poslovne procese, sustave i ljude koji podržavaju isporuku proizvoda/usluge kupcima.

  1. Uspostava vodstva (Establish Leadership)

Ključno je imenovati nositelje promjena kako bi se osigurao nadzor i podrška za program transformacije. Voditelj programa transformacije imenovan je kako bi preuzeo opću odgovornost za osiguravanje nesmetane provedbe transformacije u određenom vremenu i sukladno utvrđenom proračunu. Neophodno važno je imati mandat od višeg rukovodećeg tijela, a sponzor transformacije bi trebao biti glavni izvršni direktor, član uprave ili netko tko ima mogućnost riješiti sve predstojeće problem do kojih će sasvim sigurno doći.

  1. Planiranje i utvrđivanje (Planning and Scoping)

Jasna strategija definirati će razvoj detaljnog plana transformacije koji će pomoći u postizanju vizije. Planom provedbe utvrđuju se kada i koje promjene je potrebno napraviti. Planom se navode i svi podprojekti koji čine program transformacije. Svaki podprojekt također bi trebao imati jasne ciljeve, nositelje, ključne etape, opseg, vremenske okvire i proračun. Planom je potrebno identificirati sve tokove i procese projekta, funkcionalna područja, resurse, kao i sustave koji će biti pogođeni i/ili uključeni u transformaciju.

Vođenje i određivanje prioriteta programa rada kako bi se demonstrirali rani uspjesi (quick wins) biti će važni za stvaranje točke preokreta (breakeven point). Jasno i precizno planiranje ljudskih i materijalnih resursa na strani transformacije je također iznimno važno za uspješno vođenje transformacije.

  1. Upravljanja projektom (Set up Project Management)

Uspostavom ureda za upravljanje projektom (PMO) voditelj projekta može upravljati svim resursima koje sudjeluju u isporuci. Voditelji bi također trebali biti imenovani u svakom pojedinačnom radnom toku, na primjer u IT, HR i Financijama, za upravljanje transformacijom. Važno je da su svi usklađeni s ciljevima transformacije, te da imaju kapacitet, podatke i prave vještine kako bi inspirirali timove i napravili promjene.

  1. Građenje resursa (Build resources)

Da bi se uspješno provele promjene potrebno je osigurati odgovarajuću provedbenu sposobnost u svakoj fazi projekta transformacije. Najbolji pristup je stvaranje mješovitih i multifunkcionalnih timova unutarnjih i vanjskih specijalista za upravljanje svakim podprojektom transformacije.

  1. Izvršenje (Execution)

Transformacija je proces koje može trajati mjesecima ili čak godinama. Angažman resursa biti će ključan dio transformacije, kao i sposobnost prilagodbe kada se naiđe na predviđene i nepredviđene izazove tijekom provedbe. Ured za upravljanje projektom (PMO) redovito preispituje i ponovno procjenjuje provedbeni plan kako bi se osigurala efikasnost postupka.

  1. Integracija (Integration)

Transformacija poslovanja ne završava odmah nakon provedbe promjene. Ulaganje i integriranje novih načina rada ili novih sustava u poslovanje zahtijeva vrijeme i vrlo često je iznimno složeno. Na primjer, ukoliko je uveden novi HR sustav tada će se on morati integrirati s drugim sustavima u poslovanju, kao što su to npr. obračun plaća, analiza podataka, računovodstvo, kontroling, itd.

ZAKLJUČAK

Transformacija poslovanja uključuje mnoge dijelove. Složenost poslovnih procesa znači kako će promjena u jednom području organizacije imati utjecaj na neka ili sva druga područja. Na primjer, promjena organizacijske strukture financijskog tima može utjecati na HR tim. Promjena tehnologije može utjecati na to kako se generiraju financijski podaci, kako se to povezuje s HR-om, te kako se kreiraju prateći izvještaji.

Zbog toga je potrebno posebnu pozornost usmjeriti na odgovarajuću strukturu koja je temelj uspjeha. Ključno je imenovati sponzora, voditelja projekta i programski tim koji će biti odgovoreni za transformaciju. Kapaciteti resursa za isporuku transformacije je također jedan od temelja za uspjeh. Potrebno je postići jasnu usklađenost svih elemenata transformacije kao što je to npr. tehnologija, organizacija, ljudi, procesi, upravljanje performansama, te interakcija s kupcima, partnerima, dobavljačima i regulatornim tijelima.

Upravljanje promjenama na radnom mjestu u smislu utjecaja koji transformacija ima na ljude trebalo bi biti ključno razmatranje kada se provodi bilo koja poslovna transformacija. U konačnici su ljudi ti koji čine promjene, a uspjeh transformacije će se uvijek u velikoj mjeri oslanjati na angažiranje zaposlenika koji trebaju primijeniti uvedene promjene.

Na kraju najveći izazov je kako održavati dosljednost transformacije u dinamičnom tržišnom okruženju s čestim promjenama potreba kupaca, nepredvidljivim razvojem lanca opskrbe ili pojavom novih inovativnih tehnologija.